Reglas de seguimiento
Dar seguimiento por correo a una consulta sin respuesta, un presupuesto que no avanza, una factura vencida o un trabajo terminado, automáticamente, con el retraso que usted elija — y qué detiene cada regla.
Una regla de seguimiento cabe en una frase: cierto tiempo después de que una consulta, un presupuesto, una factura o un trabajo alcance un estado determinado, enviar esta plantilla de correo. FieldQuo revisa cada regla activa una vez al día y envía la plantilla al cliente de todo lo que haya cruzado la línea — una consulta que nadie respondió en dos días, un presupuesto enviado hace tres, una factura vencida hace cinco, un trabajo completado hace dos — sin que nadie tenga que acordarse.
Este artículo cubre la pantalla Configuración → Seguimientos: los cuatro desencadenantes, el retraso, qué plantillas puede enviar una regla, qué la pausa y qué la detiene, y quién no recibe nada.
Resumen
Cada regla envía exactamente una cosa por un solo canal: una plantilla de correo. No hay seguimiento por mensaje de texto ni tarea dentro de la aplicación — la pantalla dibuja un único paso Enviar correo porque es el único paso que existe. Dos reglas pueden compartir un desencadenante (un recordatorio suave a los 3 días y uno más firme a los 7), cada una apuntando a una plantilla distinta, y cada consulta, presupuesto, factura o trabajo recibe el correo de cada regla una sola vez.
El correo sale a nombre de su empresa — desde su propio dominio verificado si tiene uno (ver Enviar correo desde su propio dominio), y si no desde la dirección compartida de FieldQuo — y las respuestas llegan al correo de su empresa, o en su defecto a la dirección del propietario de la cuenta, para que ninguna respuesta se pierda.
Qué hay en la pantalla
La página se titula Seguimientos — «Envía automáticamente una plantilla un tiempo determinado después de que una cotización, factura o trabajo alcance cierto estado, sin recordatorios manuales.» De arriba abajo:
- Cómo se ejecutan — un esquema de solo lectura generado a partir de sus reglas: Desencadenante → Esperar … → Enviar correo → Se detiene. Se genera desde la lista, no se dibuja a mano, así que no puede contradecir lo que hacen las reglas. Aparece solo cuando tiene al menos una regla.
- La lista de reglas — una fila por regla: su nombre, luego «3 días después de Cotización enviada, sin respuesta → Follow-up email (default)», y las dos frases de salida («Se detiene en cuanto el cliente acepta o rechaza la cotización.» «Cada cotización recibe este correo una sola vez.»). Una regla pausada lleva la etiqueta En pausa.
- Pausar / Activar y el icono de papelera en cada fila. Pausar conserva la regla y la omite; eliminar la quita.
- Nueva regla arriba a la derecha — atenuado, con una explicación, hasta que tenga al menos una plantilla de correo de seguimiento, marketing o personalizada que enviar.
Cómo crear una regla
- Abra Configuración → Seguimientos y pulse Nueva regla. Si el botón está desactivado, la línea amarilla de arriba dice por qué: primero necesita una plantilla de seguimiento, marketing o personalizada en Plantillas de correo. Toda empresa nueva ya tiene una plantilla «Follow-up email (default)», así que es raro.
- Póngale un Nombre de la regla (opcional) — si lo deja vacío, la regla toma el nombre del desencadenante.
- Elija el Desencadenante: Consulta nueva, nadie respondió, Cotización enviada, sin respuesta, Factura vencida o Trabajo completado. La frase bajo la lista dice exactamente cuándo se dispara cada uno.
- Fije el Retraso y su Unidad (horas o días). Al elegir un desencadenante se rellena su valor por defecto — 2 días para una consulta, 3 días para un presupuesto, 5 días para una factura, 2 días para un trabajo completado — y usted puede cambiarlo.
- Elija la Plantilla a enviar y pulse Crear regla. La regla queda activa de inmediato y el esquema sobre la lista se vuelve a dibujar.
Elegir Consulta nueva, nadie respondió añade una línea bajo la lista: una consulta aún no tiene presupuesto, así que los campos de cotización de una plantilla ({{quoteUrl}}, {{quoteTotal}}, {{quoteNumber}}) salen vacíos. Puede rellenar el nombre, teléfono y dirección del cliente, los datos de su empresa y el servicio consultado como título del trabajo.
Qué cambia cada ajuste
| Ajuste | Qué cambia |
|---|---|
| Desencadenante | Qué registros vigila la regla y qué cuenta como cruzar la línea: una consulta que sigue en Nueva, sin presupuesto y con correo, un presupuesto que sigue en estado enviado, una factura impaga pasada su fecha de vencimiento, o un trabajo marcado como completado (desde el momento en que se completó, no desde su última edición). |
| Retraso y Unidad | Cuánto tiempo debe llevar el registro en ese estado antes de que salga el correo. Todo lo que no sea horas se trata como días. |
| Plantilla a enviar | El correo que recibe el cliente. Solo se ofrecen plantillas de seguimiento, marketing y personalizadas — nunca las de presupuesto, instrucciones o recibo, que son envíos puntuales. Si la plantilla se elimina después, la fila muestra (plantilla eliminada) y la regla no envía nada. |
| Pausar | La regla se conserva y se omite. El esquema marca el paso «En pausa: este paso se omite.» Activar la vuelve a encender; lo que haya cruzado la línea mientras tanto se atiende en la siguiente ejecución. |
| Eliminar (papelera) | Quita la regla. Los correos ya enviados siguen enviados, pero una regla creada de nuevo es una regla nueva y no recuerda a quién escribió la eliminada — un presupuesto que siga en estado enviado recibiría otro seguimiento. Mejor pausar si puede querer recuperarla. |
Cuándo se ejecutan y qué las detiene
La revisión se hace una vez al día, así que una regla fijada en 3 días envía en la primera ejecución después del tercer día, no a la hora exacta. En cada ejecución, para cada regla activa, FieldQuo busca todos los registros que coinciden y aún no han recibido el correo de esa regla, lo envía y lo anota — por eso una regla nunca puede enviar dos veces para la misma consulta, presupuesto, factura o trabajo, aunque dos ejecuciones se solapen.
- Consulta nueva, nadie respondió se detiene cuando la consulta se marca contactada, cotizada, ganada o perdida — y enviar un presupuesto la marca contactada por usted. Cada consulta recibe el correo una sola vez.
- Cotización enviada, sin respuesta se detiene en cuanto el cliente acepta o rechaza el presupuesto. Cada presupuesto recibe el correo una sola vez.
- Factura vencida se detiene en cuanto se paga la factura. Cada factura recibe el correo una sola vez.
- Trabajo completado se detiene si el trabajo se reabre. Cada trabajo recibe el correo una sola vez.
Se omiten los clientes sin dirección de correo registrada. Los trabajos, presupuestos y facturas importados como historial nunca reciben seguimiento — una regla creada hoy sí alcanza los presupuestos reales del mes pasado, pero no un trabajo de 2024 que usted registró para la contabilidad.
Un seguimiento de Trabajo completado es marketing en el sentido legal (un agradecimiento, una solicitud de reseña), así que lleva un enlace para darse de baja y no se envía a quien se haya dado de baja de sus correos de marketing. Los seguimientos de consulta, de presupuesto y de factura responden a algo que el cliente pidió y no llevan enlace de baja.
Quién puede verlo
El propietario, los administradores y cualquier persona con nivel Despachador o Gerente pueden abrir Configuración → Seguimientos y crear, pausar o eliminar reglas. Los accesos de Cuadrilla y Estimador no ven la fila. Vea Equipo y acceso para saber cómo se definen los niveles.
Preguntas frecuentes
Creé una regla hace una hora y no se envió nada. ¿Está rota?
Probablemente no — la revisión se hace una vez al día. Un presupuesto que cruzó el retraso esta tarde recibe su correo en la ejecución del día siguiente.
¿Puede una regla enviar un mensaje de texto en lugar de un correo?
No. Cada regla envía una plantilla de correo y nada más. Los dos mensajes de texto que sus clientes pueden recibir son el de «en camino» y el recordatorio de cita — vea Mensajes de texto a clientes: qué es automático y qué no.
¿Recibirá un cliente el mismo seguimiento dos veces si pauso la regla y la reactivo?
No. FieldQuo anota cada par (regla, registro) al que ya escribió, y un registro en esa lista nunca vuelve a recibir correo de esa regla, sin importar cuántas veces la pause y la reactive. Eliminar y volver a crear la regla es distinto: la regla nueva empieza con la lista vacía.
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