Seulement dans FieldQuo
Rappels de soumission
L'assistant appelle un client après l'envoi de sa soumission, la veille d'une visite et sur une nouvelle demande — quelles soumissions, les huit vérifications avant de composer, le consentement requis, et la carte qui dit pourquoi une soumission n'a pas été appelée.
Activez Rappeler les clients automatiquement et la réceptionniste téléphonique se met à passer des appels en plus d'en prendre : après l'envoi d'une soumission, pour répondre aux questions et demander si le client veut aller de l'avant; la veille d'une visite réservée, pour la confirmer; et pour faire le suivi d'une nouvelle demande. Toujours pendant les heures d'appel, seulement aux personnes qui ont demandé à être contactées, et quiconque dit d'arrêter est retiré pour de bon.
Cet article est la moitié sortante de Paramètres → Réceptionniste téléphonique : l'interrupteur, le choix Quelles soumissions déclenchent un appel, les règles que l'assistant vérifie avant de composer, le bouton manuel Appeler au sujet de cette soumission sur une soumission, et le rapport sur la carte qui nomme les soumissions laissées de côté et pourquoi.
Vue d'ensemble
Un appel est mis en file au moment où un déclencheur se produit et passé plus tard, par une vérification qui tourne toutes les 15 minutes — une soumission approuvée à neuf heures du soir est donc appelée le lendemain matin, pas à neuf heures. Chaque règle est revérifiée au moment de composer, pas au moment de la mise en file : un client qui retire son consentement, un numéro qui change ou un crédit épuisé entre-temps s'appliquent à un appel déjà en attente.
L'assistant peut énoncer le total de la soumission pendant un appel de soumission, parce qu'une personne a approuvé ce chiffre et que le client l'a déjà par écrit. Il ne le change jamais, et si le total de la soumission ne correspond plus à ce qui a été mis en file, le chiffre est retiré de l'appel plutôt que prononcé.
Quelles soumissions déclenchent un appel
| Choix sur la carte | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Estimations instantanées seulement | Seulement les soumissions chiffrées par le logiciel et approuvées par quelqu'un — une estimation instantanée venue de votre site web ou de la réceptionniste, après révision. C'est la valeur par défaut et ce que la fonction a toujours fait. |
| Toutes les soumissions que j'envoie | Y compris les soumissions que vous rédigez vous-même : l'assistant appelle une fois après l'envoi, pour répondre aux questions et demander s'ils veulent aller de l'avant. |
| Aucun rappel de soumission | Aucun appel au sujet des soumissions. Les rappels de rendez-vous et les suivis de nouvelles demandes continuent, parce que l'interrupteur au-dessus régit les trois. |
Ce qui est vérifié avant de composer
Un appel de soumission n'est passé que si chacune de ces conditions tient. La carte de l'écran de réglages nomme celles qui échouent, dans les mêmes mots :
- Les appels automatiques sont activés — l'interrupteur principal de la carte.
- La soumission est dans la portée — une estimation instantanée, ou toute soumission si vous avez choisi « toutes les soumissions que j'envoie ».
- Le client ne l'a pas refusée — un « non » déjà donné ne reçoit pas d'appel de conclusion.
- L'estimation est approuvée — un brouillon qui attend encore l'approbation de quelqu'un n'est jamais appelé.
- La soumission a été envoyée par courriel — l'appel porte sur un document que le client peut lire, donc il vient après le courriel, jamais avant. Un chantier passé importé pour la comptabilité n'est jamais appelé.
- Le client a un numéro de téléphone.
- Quelqu'un à ce numéro a demandé à être contacté — le consentement est noté quand un client envoie votre formulaire web, votre estimation instantanée, votre formulaire d'auto-soumission ou une demande du portail qui dit que vous pouvez appeler, ou réserve une visite; il dure un an (trois mois après un chantier terminé), et « ne m'appelez pas » l'emporte sur tout et n'est jamais effacé.
- Il est entre 9 h et 20 h là où se trouve le client. En dehors de cette fenêtre, l'appel attend simplement.
Un seul appel par soumission, à jamais. Renvoyer une soumission une semaine plus tard ne met pas un second appel en file. Une visite déplacée reçoit bien un second appel de rappel, parce que le premier portait sur un autre jour.
L'activer
- Ouvrez Paramètres → Réceptionniste téléphonique et descendez jusqu'à Rappeler les clients automatiquement. Le bouton est désactivé tant que vous n'avez pas un numéro actif et du crédit pour au moins une minute; la ligne en dessous dit ce qui manque.
- Appuyez sur Activer les rappels de soumission. Le bouton devient vert et affiche Elle appelle les clients — désactiver.
- Sous Quelles soumissions déclenchent un appel, laissez Estimations instantanées seulement ou choisissez Toutes les soumissions que j'envoie.
- Lisez le rapport sous le choix. Il liste les soumissions envoyées dans les 30 derniers jours qui n'ont pas été appelées et la raison la plus fréquente — « Pas une estimation instantanée — quelqu'un a rédigé cette soumission », « Aucun numéro de téléphone pour ce client », « Personne à ce numéro n'a demandé à être contacté » — pour qu'une fonction armée qui ne se déclenchera jamais soit visible ici plutôt que silencieuse.
Appeler un client à la main
Sur n'importe quelle soumission, Appeler au sujet de cette soumission met le même appel en file pour ce seul client — « En file — nous appellerons Maria d'ici une quinzaine de minutes. » Une personne qui appuie a pris elle-même la décision de portée, donc le choix de portée ne l'arrête pas; ce qui l'arrête encore, c'est l'interrupteur principal désactivé, un brouillon que personne n'a approuvé, une soumission que le client n'a pas reçue par courriel, et un client sans numéro de téléphone. Le consentement et les heures d'appel sont vérifiés au moment de composer, exactement comme pour un appel automatique.
Chaque appel que l'assistant passe apparaît à l'écran Réceptionniste avec une pastille Nous avons appelé, son enregistrement, son résumé et son coût — les mêmes 35 ¢ la minute qu'un appel reçu.
Ce qui est différent ici
Sur les pages de prix auxquelles FieldQuo se compare — Jobber, Housecall Pro, QuoteIQ, ServiceTitan et Projul — un assistant qui appelle vos clients pour confirmer la visite de demain ou conclure une soumission que vous avez envoyée ne figure à aucun palier. Ce qui le rend utilisable plutôt que dangereux, c'est la partie invisible : aucun appel ne part jamais vers un numéro sans demande de contact enregistrée, et le rapport sur la carte vous dit quelles soumissions ont été laissées de côté et pourquoi.
Qui peut le voir
L'interrupteur et la portée vivent dans Paramètres → Réceptionniste téléphonique, que le propriétaire, les administrateurs et les niveaux Répartiteur et Gestionnaire peuvent ouvrir. Appeler au sujet de cette soumission se trouve sur la soumission elle-même, pour quiconque peut l'ouvrir — si les appels sortants sont désactivés pour l'entreprise, le bouton le dit et nomme qui peut les réactiver.
Questions fréquentes
J'ai activé la fonction et rédigé trois soumissions. Pourquoi personne n'a été appelé?
Lisez le rapport sur la carte. Le plus souvent, les soumissions ont été rédigées à la main alors que la portée est Estimations instantanées seulement, ou les clients ont été saisis à partir d'un appel et personne à leur numéro n'a demandé à être contacté.
Peut-il appeler quelqu'un qui est dans ma liste de clients mais n'a jamais rien demandé?
Non. Être dans votre base de données n'est pas un consentement. L'assistant n'appelle qu'un numéro avec une demande enregistrée — un formulaire, une réservation, une soumission demandée — et un client qui dit d'arrêter n'est plus jamais appelé.
Quand exactement part l'appel de rappel de rendez-vous?
Environ 24 heures avant la visite, pendant les heures d'appel, et seulement si la visite est à plus de trois heures au moment de la réservation — un rappel quelques minutes après la réservation serait une nuisance.
Cet article vous a-t-il aidé?