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La réceptionniste téléphonique
Une réceptionniste IA sur un numéro local : ce qu'elle fait pendant un appel, la configuration en sept cartes, ce que change chaque commande, ce que coûte une minute, et ce qu'aucune autre page de prix n'affiche.
La réceptionniste téléphonique répond aux appels que vous ne pouvez pas prendre, note les coordonnées de l'appelant, fixe une visite selon vos vraies disponibilités et vous laisse l'enregistrement, la transcription et — quand l'appelant en a dit assez — une ébauche de soumission. Elle parle la langue de votre entreprise (anglais, français ou espagnol) et passe à celle de l'appelant s'il en parle une autre. Elle ne donne jamais de prix, ne promet jamais une heure qu'elle n'a pas vérifiée et ne prétend jamais être une personne.
Cet article porte sur l'écran Paramètres → Réceptionniste téléphonique : le numéro, le crédit, les mots, l'interrupteur et la vérification de bout en bout. Ce qu'elle a fait de chaque appel se trouve à l'écran Réceptionniste de la barre latérale principale — voir Le journal d'appels de la réceptionniste.
Vue d'ensemble
L'écran s'intitule Réceptionniste téléphonique — « Répond aux appels que vous ne pouvez pas prendre, note les détails et fixe des visites selon vos vraies disponibilités. Il ne donne jamais de prix. » Il suit l'ordre des décisions : le crédit, puis un numéro, puis ce qu'elle dit, puis l'interrupteur. Une nouvelle entreprise voit les cartes numérotées de 1 à 7; une fois la configuration terminée, les numéros disparaissent et les mêmes cartes restent.
Pendant un appel, la réceptionniste lit vos heures d'ouverture, vos services activés et vos zones de service dans vos paramètres, plus la note que vous rédigez pour elle. Pour réserver, elle propose de vraies plages libres tirées de vos disponibilités; si vos visites sont payantes, ou si votre ligne est réglée sur les rappels, elle le dit et prend plutôt des heures préférées ou lit le lien de réservation à voix haute — elle ne peut pas le texter.
Tout ce que la réceptionniste peut dépenser est chiffré par le serveur et affiché sur cet écran avant que vous vous engagiez. Le navigateur n'envoie jamais de montant.
Ce qu'il y a à l'écran
- Crédit — le solde, « 35 ¢ la minute, arrondi à la minute supérieure, minimum d'une minute », Ajouter du crédit, le relevé de où est allé le crédit, et la carte Recharger automatiquement avec une carte enregistrée et un seuil.
- Votre numéro — trois façons d'en avoir un : Garder mon numéro, renvoyer les appels manqués (recommandé, deux minutes), Obtenir un nouveau numéro, ou Transférer mon numéro (deux à quatre semaines, au rythme de votre ancien fournisseur). Un numéro acheté affiche Renvoyé vers et un lien Rendre le ….
- Ce qu'elle dit — la Salutation, la note de connaissances avec Répondez à ceci dans vos propres mots et Préparer à partir de mon profil d'entreprise, la Voix avec les aperçus Écouter …, et les réglages Comment il parle.
- Répondre à mes appels — le seul interrupteur : Commencer à répondre aux appels / Elle répond — désactiver. Il refuse de s'activer sans numéro et sans crédit pour au moins une minute.
- Rappeler les clients automatiquement — la moitié sortante : Activer les rappels de soumission, puis Quelles soumissions déclenchent un appel. Détaillé dans Rappels de soumission.
- Permettre à l'équipe d'envoyer photos et mises à jour par texto — un lien vers la boîte équipe, qui utilise une ligne texto distincte. Détaillé dans La boîte équipe.
- Vérifier de bout en bout — interroge le service téléphonique lui-même sur chaque maillon entre l'appel de quelqu'un et l'arrivée d'un prospect dans FieldQuo.
La configurer
- Ouvrez Paramètres → Réceptionniste téléphonique. Sous Crédit, appuyez sur Ajouter du crédit si le solde est vide — votre premier numéro vient avec 30 minutes de crédit gratuites, et le premier mois de location du numéro en est prélevé.
- Sous Votre numéro, choisissez Garder mon numéro, renvoyer les appels manqués à moins d'avoir une raison de faire autrement. FieldQuo loue une ligne sur laquelle la réceptionniste répond et vous montre le code de renvoi à composer depuis votre propre téléphone; vos clients continuent de composer le numéro du camion, et les appels que vous ne prenez pas sonnent chez la réceptionniste plutôt que sur la boîte vocale.
- Sous Ce qu'elle dit, rédigez la Salutation (l'exemple est « Thanks for calling, how can I help? »), puis appuyez sur Préparer à partir de mon profil d'entreprise — elle lit votre profil et liste les questions auxquelles elle ne peut pas répondre seule (ce que vous refusez, ce qui compte comme urgent, quoi dire quand vous êtes fermé). Écrivez par-dessus chaque crochet; une ligne laissée entre crochets est sautée.
- Choisissez une Voix et écoutez-la avec Écouter …. Laissez Comment il parle aux valeurs par défaut à moins que les appelants se fassent couper la parole.
- Appuyez sur Commencer à répondre aux appels. La barre d'état en haut affiche votre numéro avec un point vert, et l'interrupteur indique maintenant Elle répond — désactiver.
- Appuyez sur Vérifier de bout en bout, puis appelez votre propre numéro. Chaque maillon doit passer; un appel peut être parfaitement pris et ne jamais parvenir à FieldQuo, et c'est cette carte qui le dit.
Ce que change chaque commande
| Commande | Ce qu'elle change |
|---|---|
| Garder mon numéro, renvoyer les appels manqués | Loue une seconde ligne sur laquelle la réceptionniste répond. Votre propre numéro n'est pas touché; vous réglez le renvoi conditionnel sur votre téléphone avec le code affiché, et vous pouvez l'annuler de la même façon — composez ##002# — en moins d'une minute. |
| Obtenir un nouveau numéro / Choisir le numéro vous-même | Achète une ligne distincte dans l'indicatif de votre choix. Utile pour la publicité ou un second métier; elle n'attrapera pas les appels au numéro que vous affichez déjà. En choisir un l'achète sur-le-champ et le premier mois est pris sur votre crédit. |
| Transférer mon numéro | Lance un transfert. Rien n'est facturé au départ et votre numéro continue de fonctionner chez votre ancien fournisseur jusqu'à la fin du transfert; la réceptionniste ne peut pas y répondre avant. |
| Salutation et la note de connaissances | La première chose qu'entend chaque appelant, et les faits que la réceptionniste peut utiliser au-delà de vos paramètres. Les heures d'ouverture, les services et les zones sont lus dans vos paramètres à chaque appel et c'est là qu'ils vont, pas dans la note. |
| Voix et Comment il parle | Quelle voix parle, et quatre réglages : ce qu'elle fait si un appelant parle par-dessus elle, d'où appellent habituellement vos clients, à quelle vitesse elle répond, comment elle se présente. |
| Répondre à mes appels | Si le numéro est pris ou non. Désactiver arrête la réponse sur-le-champ — si le numéro est sur votre camion, redirigez-le d'abord, car l'appelant pourrait entendre une tonalité d'occupation plutôt qu'une sonnerie. |
| Recharger automatiquement | Désactivé tant que vous ne l'activez pas. Enregistre une carte et, quand le solde passe sous le seuil, facture le montant affiché et ajoute le crédit — au plus un nombre fixé de fois par jour. Il se désactive de lui-même et vous le dit si la carte est refusée. |
| Rendre le … | Rend un numéro acheté pour de bon. Il est supprimé chez la compagnie de téléphone et ne peut pas être récupéré; la location mensuelle cesse et le reste du mois déjà payé n'est pas remboursé. |
Ce que ça coûte
La réceptionniste fonctionne avec un crédit prépayé, en dollars américains, et chaque frais figure au relevé sous Crédit. Les appels sont comptés à la minute; les numéros sont loués au mois; les deux sortent du même solde, tout comme la ligne texto de l'équipe.
- 35 ¢ la minute, arrondi à la minute supérieure, minimum d'une minute — entrant comme sortant. Un numéro sans frais ajoute 5 ¢ la minute.
- 4 $ par mois pour un numéro local, 9 $ par mois pour un numéro sans frais (800/833/844). Le premier mois est facturé à l'achat du numéro.
- 30 minutes de crédit gratuites avec votre premier numéro, pour que la réceptionniste puisse commencer à répondre avant votre première recharge.
Quand le crédit baisse, l'écran le dit, et quand il est épuisé la réceptionniste cesse de répondre — c'est exactement ce que Recharger automatiquement existe pour éviter.
Ce qui est différent ici
D'autres outils pour entrepreneurs vendent aussi une réceptionniste IA; répondre au téléphone n'est donc pas la différence. Sur les pages de prix auxquelles FieldQuo se compare — Jobber, Housecall Pro, QuoteIQ, ServiceTitan et Projul — deux choses que fait la réceptionniste ici ne figurent à aucun palier :
- Un appel qui revient en ébauche de soumission. Ce que l'appelant a décrit est lu dans la transcription et, quand c'est suffisant pour votre formulaire de soumission instantanée, chiffré selon vos propres réglages et déposé dans votre file de révision — jamais un chiffre inventé pendant l'appel.
- L'assistant qui rappelle vos clients — après l'envoi d'une soumission, la veille d'une visite et sur une nouvelle demande — pendant les heures d'appel et seulement là où le client a demandé à être contacté.
Et elle est facturée à la minute sur un crédit que vous voyez, avec le coût de chaque appel imprimé à côté de l'appel, plutôt que comme un supplément mensuel fixe.
Qui peut le voir
Le propriétaire, les administrateurs et toute personne au niveau Répartiteur ou Gestionnaire peuvent ouvrir Paramètres → Réceptionniste téléphonique et le modifier — acheter un numéro et recharger dépensent l'argent de l'entreprise. Les accès Équipe et Estimateur ne voient pas la ligne. Le journal d'appels a sa propre règle : voir Le journal d'appels de la réceptionniste.
Questions fréquentes
Répond-elle en français ou en espagnol?
Elle mène tout l'appel dans la langue de votre entreprise — anglais, français ou espagnol — et passe à la langue de l'appelant s'il en parle une autre. Les entreprises réglées sur toute autre langue ont pour l'instant une réceptionniste qui parle anglais.
Va-t-elle donner un prix au téléphone?
Jamais. Elle peut lire les frais de réservation que vous avez publiés sur votre page de rendez-vous, parce que c'est votre propre chiffre, mais elle ne chiffre jamais les travaux. Une ébauche de soumission atterrit dans votre file de révision pour qu'une personne l'approuve.
J'ai appelé mon propre numéro et rien n'est apparu dans FieldQuo.
Lancez Vérifier de bout en bout sur l'écran de réglages — il interroge le service téléphonique sur chaque maillon et nomme celui qui est brisé. Sur l'écran Réceptionniste, Récupérer les appels manqués ramène tout appel de la dernière semaine qui ne nous est jamais parvenu.
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