Le journal d'appels de la réceptionniste
Chaque appel que la réceptionniste a pris ou passé : ce qui a été dit, ce qui en est ressorti, ce que ça a coûté — regroupés en Votre attention, En attente de vous et Archivés, avec l'enregistrement, une ébauche de soumission et un rappel à un clic.
L'écran Réceptionniste de la barre latérale principale est le journal — « Les appels qu'il a pris pour vous, et ce qui en est ressorti. » Chaque appel montre le numéro, l'heure, la durée, le coût, un résumé et ce qu'il a produit : un prospect enregistré, une visite réservée, un rappel programmé. L'enregistrement est à un clic, tout comme une ébauche de soumission construite à partir de ce que l'appelant a dit.
Les appels ne se classent pas tout seuls. Un appel que la réceptionniste a signalé comme urgent reste en haut jusqu'à ce qu'une personne dise s'en être occupée, et un appel qui n'est pas devenu une soumission reste dans la liste de travail jusqu'à ce que quelqu'un l'archive.
Vue d'ensemble
Au-dessus de la liste, quand il y a quelque chose à dire, une ligne compte ce que vos appels ont réservé : « Vous avez 3 à venir depuis vos appels — le prochain est mardi à 14 h. » Deux boutons sont en haut : Récupérer les appels manqués et Réglages du réceptionniste. Si la réceptionniste est configurée mais désactivée, l'écran le dit et propose Activer le réceptionniste; si elle est active et que personne n'a encore appelé, il vous renvoie à Vérifier de bout en bout.
Ce qu'il y a à l'écran
- Votre attention — les appels que la réceptionniste a signalés : quelqu'un a parlé d'inondation, de gaz, d'un plafond qui s'effondre. En ambre, en haut, jusqu'à ce que vous appuyiez sur Je m'en suis occupé.
- En attente de vous — « Ces appels ne sont pas encore devenus une soumission. Archivez-en un dès que vous vous en êtes occupé. » La liste de travail.
- Archivés — le journal en dessous, avec Remettre sur chaque appel.
Sur chaque appel : une pastille Nous avons appelé quand l'assistant a passé l'appel plutôt que d'y répondre, une pastille Récupéré quand l'appel a été ramené du fournisseur téléphonique après coup, le numéro de l'appelant ou Numéro inconnu, l'heure, la durée et le coût en dollars américains, le résumé, et ce qui en est ressorti — Enregistré comme prospect, Visite réservée — mardi …, Rappel programmé — …, Appel vidéo réservé — …, ou Soumission 1042 dès qu'une soumission existe. Puis Écouter, Lire tout l'appel, Rédiger une soumission à partir de cet appel et Planifier un rappel.
Traiter un appel
- Ouvrez Réceptionniste. Commencez par Votre attention; appuyez sur Écouter pour entendre l'enregistrement, ou sur Lire tout l'appel pour la transcription, chaque ligne étant marquée comme venant de l'appelant ou de la réceptionniste.
- Appuyez sur Rédiger une soumission à partir de cet appel. Le panneau Ce que nous avons entendu pendant cet appel liste chaque service et chaque mesure à côté des mots mêmes de l'appelant — rien n'est affirmé qui ne remonte à quelque chose de dit. Si l'appelant en a donné assez pour votre formulaire de soumission instantanée, l'ébauche est déjà chiffrée selon vos réglages et attend dans la file de révision (Ouvrir la file de révision); sinon, Ouvrir dans le générateur de soumission démarre une soumission avec ce qui a été entendu déjà rempli, sans prix.
- Si l'appelant veut être rappelé, appuyez sur Planifier un rappel : FieldQuo réserve la prochaine plage libre de 15 minutes dans vos disponibilités, pendant vos heures d'ouverture, et la met à votre calendrier — « Rappel planifié — mardi à 10 h 15. Il est dans votre calendrier. »
- Quand vous avez agi sur un appel urgent, appuyez sur Je m'en suis occupé. Quand un appel ordinaire est réglé, appuyez sur Archiver; Remettre l'annule.
- Si un appel dont vous savez qu'il a eu lieu manque, appuyez sur Récupérer les appels manqués. FieldQuo demande la dernière semaine au fournisseur téléphonique, ramène tout ce qui ne lui est jamais parvenu et reconstitue le prospect à partir de l'enregistrement — marqué Récupéré, avec « vérifiez les détails avant de rappeler ».
Ce que fait chaque commande
| Commande | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Écouter | Lit l'enregistrement de l'appel dans la page. |
| Rédiger une soumission à partir de cet appel | Lit la transcription avec FieldQuo IA. Chiffrée seulement quand votre formulaire de soumission instantanée a tout ce qu'il lui faut — c'est alors une ébauche dans la file de révision, jamais un chiffre sur cet écran. Consomme votre quota d'IA; s'il est épuisé, ou si l'IA est désactivée, le panneau le dit et l'enregistrement et la transcription restent. |
| Planifier un rappel | Réserve un rappel de 15 minutes à votre calendrier selon vos vraies disponibilités. Refusé avec une raison quand il n'y a aucun numéro à appeler, quand votre ligne est réglée sur les visites sur place seulement, quand vos heures d'ouverture n'ont jamais été renseignées, ou quand le type de rendez-vous exige des frais à l'avance (ça doit passer par votre page de rendez-vous). |
| Je m'en suis occupé | Sort un appel urgent de Votre attention. Rien d'autre n'est changé. |
| Archiver / Remettre | Sort un appel de la liste de travail, ou l'y remet. L'appel, son enregistrement et son coût restent au journal. |
| Récupérer les appels manqués | Demande au fournisseur téléphonique chaque appel de la dernière semaine, ajoute ceux que FieldQuo n'a jamais reçus et reconstitue leurs prospects à partir des enregistrements. Indique combien ont été vérifiés, récupérés et reconstitués, ou que rien ne manquait. |
Qui peut le voir
Le journal contient des coordonnées de clients — numéros et enregistrements — donc il suit le cadran Clients et propriétés : quiconque peut voir l'information complète des clients voit la ligne, soit les profils Estimateur, Répartiteur et Gestionnaire ainsi que le propriétaire et les administrateurs. Le profil Équipe, qui ne voit que le nom et l'adresse d'un client, ne la voit pas. Planifier un rappel exige en plus le droit de créer des demandes, que chacun de ces profils possède.
Questions fréquentes
Pourquoi un appel de mardi n'apparaît-il qu'aujourd'hui, avec une pastille Récupéré?
Il n'est jamais parvenu à FieldQuo pendant qu'il avait lieu et a été ramené du fournisseur téléphonique après coup. La ligne n'est pas en retard — elle avait été perdue, et la pastille dit quand on l'a récupérée.
Rédiger une soumission à partir d'un appel met-il un prix sous les yeux du client?
Non. Une ébauche chiffrée reste dans votre file de révision jusqu'à ce qu'une personne l'approuve; une ébauche non chiffrée s'ouvre dans le générateur de soumission sans prix. Le client ne voit rien tant que vous n'envoyez pas.
Où est-ce que je change ce que dit la réceptionniste?
Réglages du réceptionniste, en haut de cet écran, ouvre Paramètres → Réceptionniste téléphonique — voir La réceptionniste téléphonique.
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