Le courriel de soumission
Ce qui arrive dans la boîte de réception du client quand vous appuyez sur Envoyer : la ligne « De », l'objet, le total et le bouton d'approbation, l'étendue des travaux et les étapes, les références et les photos avant-après facultatives, et le PDF joint.
Appuyer sur Envoyer sur une soumission envoie un seul message à l'adresse du client, de la part de votre entreprise, dans la langue de la soumission, avec le PDF joint. Ce n'est pas un simple lien. Le courriel porte la substance de la soumission — ce que ça coûte, ce qui est compris, comment les travaux se déroulent — parce qu'un client lit trois soumissions côte à côte, et celle qui n'est qu'un lien passe pour l'entreprise qui ne s'est pas donné la peine.
Le bouton d'approbation se trouve juste sous le total, avant le moindre détail, puis de nouveau tout en bas. Il y a exactement un appel à l'action et il apparaît deux fois.
Vue d'ensemble
Le courriel est construit quand vous appuyez sur Envoyer (ou Renvoyer, ou Relancer) sur la page de la soumission, et ce n'est qu'une fois le message réellement accepté pour livraison que la soumission passe à Envoyée. Un envoi qui échoue laisse la soumission en brouillon, garde le bouton Envoyer et ajoute une ligne dans vos notifications — la soumission ne prétend jamais en silence être partie.
Le lien dans le courriel ouvre la page d'approbation. Si la soumission n'avait pas encore de lien client, il est créé au moment de l'envoi, pour qu'un courriel ne contienne jamais de lien mort. Voir La page d'approbation de la soumission pour ce que le client y fait.
Ce que le client reçoit, de haut en bas
- De : le nom de votre entreprise. Objet : « Votre soumission de [Votre entreprise] — Q-1042 ». Une relance s'intitule « Suivi : soumission Q-1042 de [Votre entreprise] ».
- La bande de marque dans votre couleur : votre logo sur une plaque blanche à gauche, le mot du document (DEVIS) et le numéro à droite.
- « Bonjour [prénom], » puis une phrase d'ouverture : « Merci de nous avoir permis de soumissionner pour votre projet. Tout ce dont nous avons discuté se trouve au lien ci-dessous. »
- TOTAL avec le montant, et « Valide jusqu'au [date] » quand la soumission a une date d'expiration.
- Le bouton Consulter et approuver votre soumission, avec « Ou copiez ce lien dans votre navigateur : » et le lien en dessous, pour un logiciel de courriel qui avale les boutons.
- L'étendue des travaux, service par service, avec les lignes chiffrées ; Ce qui est inclus dans chaque service ; Ce qui pourrait modifier ce prix pour les métiers qui en déclarent ; et Déroulement des travaux, étape par étape, avec les délais publiés.
- Parlez à d'anciens clients — les références que vous avez inscrites, nom et numéro de téléphone tels que saisis — quand cette section est activée pour cette soumission.
- Avant et après — jusqu'à quatre paires de photos avec leur description — quand cette section est activée.
- Le bouton de nouveau, puis le pied de page : « Des questions ? Répondez à ce courriel ou appelez le [téléphone]. », le nom de votre entreprise, et votre courriel, téléphone, site web et numéro de taxes, selon ce que vous avez rempli.
Le PDF de la soumission est joint sous le nom Quote-Q-1042.pdf, produit par le même moteur que Télécharger le PDF et dans la même langue, pour que la pièce jointe et la page disent la même chose. Si le PDF ne peut pas être produit, le courriel part quand même — une soumission sans pièce jointe vaut mieux qu'une qui n'arrive jamais — et le soutien en est informé.
Aucun bloc de financement dans le courriel. Les modalités de paiement échelonné, quand vous les avez saisies, apparaissent sur la page d'approbation sous le total, pas dans le message.
Dans quelle langue il est rédigé
Le courriel est dans la langue de la soumission — celle dans laquelle elle a été créée — pour que la note d'accompagnement corresponde au document qu'elle porte. Une soumission en français donne un courriel en français et un PDF en français, quelle que soit la langue dans laquelle vous travaillez. Quand une soumission n'a pas de langue propre, c'est la langue du client sur sa fiche qui sert, puis la langue par défaut de votre entreprise. La devise est toujours la vôtre : la langue change le format, jamais l'argent. Voir Une soumission garde sa langue.
Ce que vous contrôlez
Paramètres → Courriel de soumission montre ce que le courriel contient toujours — « Ces sections proviennent de la soumission elle-même : il n'y a donc pas d'interrupteur. Si la soumission le dit, le courriel le dit. » L'étendue des travaux, ce qui est compris, les étapes et ce qui pourrait modifier le prix se modifient par métier sous Paramètres → Services et tarifs. Les deux sections facultatives sont à vous de remplir et d'activer :
| Section | Ce que c'est | L'interrupteur |
|---|---|---|
| Références | D'anciens clients qui ont accepté de recevoir un appel, avec Nom et Téléphone, imprimés exactement comme vous les saisissez. Au plus six sont envoyés. | Inclure dans chaque nouvelle soumission règle le défaut ; le panneau Sections du courriel de chaque soumission peut le mettre Activé ou Désactivé pour cette soumission seulement. |
| Avant et après | Des paires de photos de chantiers terminés, les deux moitiés obligatoires, avec une Description (facultatif). Au plus quatre paires sont envoyées. | Même chose : un défaut d'entreprise, et une exception par soumission sur la page de la soumission. |
Une section Activée mais vide bloque l'envoi. La page de la soumission dit « Cette section est activée mais vide : la soumission ne peut pas encore être envoyée. » et propose Ajouter du contenu ou Retirer de cette soumission, puis Envoyer maintenant. Une section vide n'est jamais retirée en silence ni envoyée comme un titre au-dessus d'un espace blanc.
La ligne de consentement sur l'écran de paramètres est une règle, pas une décoration : « N'inscrivez que des personnes qui ont réellement accepté ces appels. Leur numéro est transmis à chaque client que vous soumissionnez. »
Quand une soumission ne peut pas être envoyée
- Le client n'a pas d'adresse courriel sur sa fiche — ajoutez-en une, puis envoyez.
- La soumission est une estimation instantanée encore marquée À réviser — confirmez d'abord le prix dans Révision des estimations.
- La soumission dit que la taxe s'applique mais aucun taux n'a pu être déterminé pour l'adresse du client — l'envoi s'arrête plutôt que de promettre un total sans la taxe. Corrigez l'adresse dans la fenêtre et réessayez.
- Une section facultative du courriel est activée et vide, comme ci-dessus.
- L'entreprise n'a pas terminé son paiement d'abonnement — un essai sans carte peut bâtir des soumissions, pas les envoyer.
Qui peut l'envoyer
Envoyer demande le même accès que modifier une soumission : Soumissions au niveau voir, créer et modifier ou plus — un propriétaire, un administrateur, un Gestionnaire, un Estimateur, ou un accès personnalisé de ce niveau. Paramètres → Courriel de soumission demande pour sa part le niveau Gestionnaire ou plus (un propriétaire, un administrateur, un Gestionnaire ou un Répartiteur).
Questions fréquentes
Puis-je changer le texte du courriel ?
Les phrases fixes — la salutation, la phrase d'ouverture, le bouton — appartiennent à FieldQuo et ne se modifient pas. Ce que vous contrôlez, c'est le contenu : le texte de l'étendue des travaux par métier, les références et les photos. Les relances automatiques utilisent plutôt vos propres modèles de courriel.
Le client reçoit-il une copie du PDF ?
Oui, jointe au courriel sous le nom Quote-[numéro].pdf, dans la même langue que le courriel et la page.
Le client dit qu'il n'a rien reçu.
Ouvrez la soumission : si elle est encore en Brouillon et que le bouton Envoyer est là, l'envoi a échoué et vos notifications disent pourquoi. Si elle est Envoyée, demandez-lui de vérifier les promotions et les pourriels, ou ouvrez Faire approuver et copiez-lui directement le lien client.
Pourquoi le courriel est-il en français alors que je travaille en anglais ?
Parce que la soumission a été créée en français. Le courriel suit le document, pas votre écran. Voir Une soumission garde sa langue.
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