Importar gastos desde un CSV del banco
Cómo traer la exportación de un estado de cuenta a Control de gastos: el archivo que FieldQuo acepta, la asignación de columnas, las preguntas de signo y fecha que hace, el paso de revisión donde todavía no se guarda nada, en qué se convierten las filas importadas, y qué detiene un duplicado.
En lugar de teclear un mes de recibos, exporte un estado de cuenta de su banco como CSV y pulse Importar desde un CSV del banco en Control de gastos. FieldQuo lee el archivo, le pregunta qué columna es cuál, muestra cada fila que pretende crear, y no escribe nada hasta que usted pulsa Importar {n} gastos. No hay conexión bancaria: FieldQuo no guarda credenciales bancarias ni conexión con el banco, así que el CSV es todo el camino.
El importador está hecho para rechazar en lugar de adivinar. Una columna de fechas que podría leerse con el día primero o el mes primero se detiene y pregunta; un depósito se omite como «no es un gasto» en lugar de contabilizarse como un costo negativo; una fila que coincide con algo ya registrado se excluye como duplicada.
Resumen
La página se titula Importar gastos desde un CSV — «Sube la exportación de un estado de cuenta, asigna sus columnas y revisa cada fila antes de que se guarde nada.» Tres pasos: subir, asignar, revisar. El navegador lee el archivo solo para mostrarle los encabezados y unas pocas filas de muestra; el servidor lo vuelve a leer para construir la lista de revisión, así que lo que muestra el navegador nunca se toma como el registro de lo que se creará.
Un archivo es un .csv plano de hasta 5,000 filas — unos años de estados de cuenta de un contratista pequeño. Por encima de eso se leen las primeras filas y la página dice que pase el resto a un segundo archivo. Una hoja de cálculo renombrada a .csv, un archivo vacío, o un archivo con encabezados y sin filas reciben cada uno su propio mensaje.
Los tres pasos
- Elige un archivo CSV o arrastre uno.
- Asigna las columnas. Cada columna del archivo recibe un desplegable: Fecha, Descripción, Importe, Cargo (dinero que sale), Abono (dinero que entra), Categoría u Omitir. FieldQuo rellena de antemano los encabezados obvios, pero Continuar (n/3) se activa solo cuando Fecha, Descripción y un importe — una sola columna Importe o una columna Cargo — están asignados.
- Responda la pregunta del signo: «En este archivo, el dinero que sale (un gasto) aparece como:» Números negativos, como -45,00 o Números positivos, como 45,00. La respuesta preseleccionada sale de contar los valores de muestra; es un valor por defecto, no una decisión.
- Compruebe el Formato de fecha detectado. Si las fechas se pueden leer de las dos formas, elija Primero el día — 13/01/2024 es el 13 de enero o Primero el mes — 01/13/2024 es el 13 de enero. Si las fechas no se reconocen en absoluto, la página lo dice y se detiene.
- Defina una Categoría por defecto — se usa en las filas sin columna de categoría o con la celda de categoría vacía — y continúe.
- Revisa antes de importar. «Todavía no se guarda nada — desmarca las filas que no quieras y asigna un trabajo donde corresponda.» Cada fila tiene una casilla y un desplegable Trabajo; los recuentos dicen «listas para importar», «excluidas por duplicadas», «no se pudieron leer», «depósitos, no gastos».
- Pulse Importar {n} gastos. La página confirma «Se importaron {n} gastos.» con Volver a Control de gastos e Importar otro archivo.
Qué decide la revisión sobre cada fila
| Estado de la fila | Qué significa | Qué pasa |
|---|---|---|
| Lista para importar | Una fecha, una descripción y una salida de dinero según la convención de signo que usted confirmó. | Se crea cuando pulsa Importar, a menos que la desmarque. |
| Posible duplicado | Misma fecha, mismo importe y misma descripción (ignorando mayúsculas, acentos y espacios) que un gasto ya registrado para la empresa desde cualquier fuente — o que una fila anterior del mismo archivo. | Excluida. La etiqueta la nombra; no se escribe. |
| Depósitos, no gastos | Un abono según la convención de signo — una entrada de dinero. La forma normal de un estado de cuenta, no un error. | Omitida. Mostrar las {n} filas omitidas las lista. |
| No se pudieron leer | Una fecha o un importe en blanco o ilegible en esa fila concreta. | Omitida. Mostrar las {n} filas que no se pudieron leer las lista con el motivo. |
Los importes se leen en las formas en que los bancos exportan: «$1,234.56», «(125.50)», «125.50-», «1.234,56». Los símbolos y códigos de moneda se quitan; el último separador de un valor se toma como separador decimal.
En qué se convierten las filas importadas
- Un gasto por fila, fechado según el estado de cuenta, con la descripción como notas, la categoría del archivo o su categoría por defecto, y el trabajo que eligió en la revisión (o ninguno).
- De una sola vez, nunca recurrente, y sin etiqueta de Gastos generales. Un estado de cuenta son doce pagos de renta separados, no una declaración sobre todos los meses futuros; importarlos como recurrentes contaría una renta doce veces en el ritmo de gasto. La página lo dice: «Para que un gasto recurrente como la renta alimente el KPI de consumo mensual, agrégalo aparte en Configuración → Gastos generales.»
- Se escribe una vez. Una respuesta lenta y un segundo clic no pueden duplicar el lote — la sesión de revisión lleva una sola clave, y una repetición dice «Este archivo ya se había importado — no se escribió nada nuevo.»
- Se vuelve a comprobar en el momento de escribir: «Otras {n} coincidían con transacciones registradas desde que abriste esta revisión y se omitieron.»
- Una sola entrada en el Registro de actividad para todo el lote, no una por fila.
Las filas se emparejan por fecha, importe y descripción. Dos cargas de combustible de $45.00 realmente distintas en la misma estación el mismo día le parecerán una sola al importador; no desmarque nada, y agregue la segunda a mano si la etiqueta se equivoca.
Quién puede hacerlo
Importar necesita el mismo acceso que registrar un gasto — el nivel que deja a una persona agregar los suyos — así que cualquiera con un escalón de Expenses por encima de none puede ejecutar el importador. El botón vive en Control de gastos, que se muestra solo a Manager, administradores y el propietario (acceso a gastos de toda la empresa); la página que abre no pide más.
Preguntas frecuentes
¿FieldQuo puede conectarse directamente a mi banco?
No. No hay conexión bancaria y FieldQuo nunca guarda credenciales bancarias. Exporte un CSV de su banco e impórtelo; la detección de duplicados ignora de dónde vino una fila, así que reimportar más adelante un estado de cuenta que se solape no crea nada dos veces.
El archivo usa una columna de Cargo y una de Abono. ¿Cuál asigno?
Las dos. Las filas de cargo se convierten en gastos; las filas de abono se omiten como depósitos. Si el archivo tiene en cambio una sola columna Importe con signo, asígnela y responda la pregunta del signo.
¿Puedo importar materiales contra un trabajo?
Sí — elija el trabajo en el desplegable Trabajo en el paso de revisión. La fila entonces cuenta en el costeo de ese trabajo y en Precisión de las estimaciones.
¿Por qué mis fechas quedaron un mes desplazadas?
No pueden, por diseño: cuando el día y el mes no se distinguen a partir de los valores, el importador se detiene y pregunta. Si el archivo mezcla formas, rechaza la columna y lo dice.
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