Gérer une visite réservée
La page derrière le bouton de modification ou d'annulation du courriel de confirmation : ce que le client voit, comment il déplace ou annule une visite dans votre préavis, ce qui arrive aux frais de visite, et ce qu'on vous dit.
Chaque courriel de confirmation de rendez-vous porte un seul bouton pour modifier ou annuler la visite. Il ouvre une page sur votre papier à en-tête avec les détails de la visite et deux choix — Changer l'heure et Annuler ce rendez-vous — tant que votre préavis le permet. Dans cette fenêtre, la page le dit, avec des mots qui nomment votre politique, et lui donne plutôt votre numéro de téléphone.
L'argent suit vos règles, pas celles du client. Des frais payés sont reportés quand il déplace la visite, et sur une annulation ils ne sont remboursés que si vous l'avez activé et qu'il a annulé à temps.
Vue d'ensemble
Le lien est un long jeton aléatoire créé à la confirmation de la réservation ; il est dans le courriel de confirmation et dans le courriel envoyé après un déplacement, et dans aucun texto. La page est rédigée dans la langue de la soumission à laquelle la visite se rapporte, sinon dans la langue par défaut de votre entreprise.
Ce qu'il y a sur la page
- Votre logo et votre nom, Votre rendez-vous, le type de rendez-vous, et Au sujet de votre soumission Q-1042 quand la visite est liée à une soumission.
- Quand — la fenêtre d'arrivée que vous promettez (« entre 8 h 30 et 10 h 30 ») ou l'heure exacte, dans le fuseau horaire de votre entreprise.
- Où — l'adresse avec « Nous nous déplaçons chez vous », ou « Appel téléphonique — nous vous appellerons », ou « Appel vidéo — nous vous enverrons un lien par courriel ».
- Dépôt de 49,00 $ payé quand des frais de visite ont été perçus.
- Besoin de changer quelque chose ? avec Changer l'heure et Annuler ce rendez-vous — ou, quand la visite ne peut plus être modifiée ici, la raison et « Appelez [Votre entreprise] au [téléphone] — ils peuvent encore le déplacer pour vous. »
- « Des questions ? Appelez [Votre entreprise] au [téléphone]. »
Changer l'heure
- Il appuie sur Changer l'heure. Choisissez une nouvelle heure montre le même calendrier que la page de rendez-vous, n'offrant que les plages libres et à au moins votre préavis de distance.
- Il choisit une journée et une heure et appuie sur Déplacer mon rendez-vous ici (ou Garder mon heure actuelle pour reculer).
- La page indique Votre rendez-vous a été déplacé — « [Votre entreprise] a été avisé, et une nouvelle confirmation vous sera envoyée. » Des frais déjà payés sont reportés ; rien n'est facturé ni remboursé.
Si la plage est partie à quelqu'un d'autre entre-temps : « Cette heure vient d'être prise. Choisissez-en une autre. » Si elle est trop proche : « Cette heure ne leur laisse pas assez de préavis. Choisissez-en une plus tardive. »
Annuler, et ce qui arrive aux frais
Annuler ce rendez-vous demande « Annuler ce rendez-vous ? » — « [Votre entreprise] en sera avisé immédiatement, et votre plage horaire sera libérée. » — avec Garder mon rendez-vous et Oui, annuler. Sous la question, quand des frais ont été payés, l'une de trois phrases dit ce que votre politique en fera :
| Ce que dit la page | Quand |
|---|---|
| « Votre dépôt de 49,00 $ sera remboursé sur la carte utilisée. » | Rembourser les frais de visite en cas d'annulation à temps est activé, et il annule avec au moins le préavis de remboursement. |
| « Votre dépôt de 49,00 $ n'est pas remboursé automatiquement — communiquez avec eux à ce sujet. » | L'interrupteur de remboursement est désactivé (le défaut), ou il est à l'intérieur du préavis de remboursement. |
| « Votre dépôt de 49,00 $ a déjà été remboursé. » | Vous l'avez remboursé à la main avant son annulation. |
Après Oui, annuler, la page indique Rendez-vous annulé — « [Votre entreprise] a été avisé. S'il s'agit d'une erreur, communiquez avec eux et ils vous trouveront un autre moment. » — et, quand un remboursement s'applique, « Votre dépôt de 49,00 $ est en route. Quelques jours peuvent s'écouler avant qu'il paraisse sur votre relevé. » Le remboursement est le montant réellement payé, retourné sur la même carte ; les frais de traitement de la carte ne vous sont pas rendus. Si Stripe ne peut pas faire le remboursement, rien n'est annulé et la page le dit.
Quand la page refuse
- « [Votre entreprise] demande un préavis d'au moins 24 heures; ce rendez-vous ne peut donc plus être modifié ici. » — à l'intérieur de votre préavis. Le nombre est le vôtre.
- « Ce rendez-vous a déjà eu lieu. » / « Ce rendez-vous a déjà été annulé. »
- « Ce rendez-vous n'est pas encore confirmé — le paiement n'est pas passé. » — des frais encore en cours de paiement.
- Un lien inconnu ou remplacé donne une simple page indiquant que le lien n'est pas valide.
Ce que vous voyez de votre côté
- Le rendez-vous est déplacé ou marqué annulé sous Rendez-vous ; l'ancienne plage redevient réservable immédiatement.
- L'adresse courriel de votre entreprise reçoit une lettre : une réservation a été déplacée — « [Client] a déplacé sa Kitchen design consultation avec le lien de son courriel de confirmation. » — ou une réservation a été annulée, avec la mention que les frais de visite de 49,00 $ ont été remboursés automatiquement selon votre politique, ou qu'ils n'ont PAS été remboursés.
- Le client reçoit le miroir : Votre rendez-vous a été déplacé avec la nouvelle heure, ou l'avis d'annulation avec la phrase sur les frais.
La lettre de bureau va à l'adresse courriel de l'entreprise sous Paramètres → Profil de l'entreprise. Il n'y a pas de notification dans l'application pour un déplacement ou une annulation par le client.
Ce que vous contrôlez
| Réglage sous Paramètres → Page de rendez-vous → Modifications et annulations | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Préavis nécessaire pour modifier ou annuler (heures) | Jusqu'à quelle proximité de la visite la page offre encore Changer l'heure et Annuler ce rendez-vous ; 24 heures si vous ne l'avez jamais réglé. Une nouvelle heure doit aussi être au moins aussi éloignée. |
| Rembourser les frais de visite en cas d'annulation à temps | Désactivé tant que vous ne l'activez pas. Désactivé, une annulation passe et les frais vous restent. |
| Préavis nécessaire pour être remboursé (heures) | Seulement avec l'interrupteur activé. Vide signifie le même préavis que ci-dessus ; plus long crée une fenêtre où il peut encore annuler mais où les frais vous restent. |
| Que promettez-vous au client? | Si Quand montre une heure exacte ou une fenêtre d'arrivée. |
Les lignes d'aperçu sous les champs vous redisent la politique avec les mots du client — « Les clients peuvent annuler ou déplacer une visite jusqu'à 24 heures avant son début. Passé ce délai, ils doivent vous téléphoner. » — pour que la phrase sur la page du client et votre réglage ne puissent pas se contredire.
Qui peut la modifier
La page du client est ouverte à quiconque détient le lien. La politique sous Paramètres → Page de rendez-vous demande le niveau Gestionnaire ou plus — un propriétaire, un administrateur, un Gestionnaire ou un Répartiteur.
Questions fréquentes
Le client peut-il déplacer une visite à demain à 20 h ce soir ?
Seulement si votre préavis le permet. Avec 24 heures de préavis, la visite qu'il déplace et la nouvelle heure doivent toutes deux être à au moins une journée ; sinon la page lui dit de vous appeler.
Le client a annulé et les frais n'ont pas été remboursés. Pourquoi ?
L'interrupteur de remboursement est désactivé par défaut — des frais de visite sont votre argent dès qu'ils sont perçus. Activez Rembourser les frais de visite en cas d'annulation à temps, ou remboursez-les à la main depuis le paiement.
Déplacer une visite facture-t-il quelque chose ?
Non. Des frais déjà payés sont reportés à la nouvelle heure ; la page du client et les deux courriels le disent.
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