Documents des employés et rappels d'expiration
Gardez les certifications, permis, pièces d'identité, contrats et formulaires fiscaux de chaque personne dans son dossier RH, marquez ce que vous avez vérifié et soyez prévenu avant qu'une carte expire.
Chaque personne dans Gérer l'équipe a un Dossier RH — les papiers que l'entreprise détient à son sujet. Un gestionnaire y classe un contrat ou un permis numérisé ; la personne téléverse elle-même sa carte SIMDUT ou son permis de conduire depuis Mes documents sur son téléphone. Rien n'est jamais supprimé : un ancien certificat est archivé, et « sur quel permis comptions-nous en mars » garde une réponse.
Vue d'ensemble
Un document a un type (certification, permis, pièce d'identité, contrat, formulaire fiscal, accusé de politique, autre), un titre, le fichier lui-même et, au choix, une date de délivrance, une date d'expiration et le numéro imprimé dessus. Les gestionnaires peuvent ajouter une note privée — où est l'original, qui l'a vérifié — que la personne ne voit jamais.
Un document téléversé par la personne elle-même affiche Pas encore vérifié jusqu'à ce qu'un gestionnaire appuie sur Marquer vérifié. La différence compte sur l'écran de conformité : « elle dit avoir sa carte de chariot élévateur » et « nous l'avons regardée » sont deux faits différents.
Comment classer un document
- Ouvrez Gérer l'équipe et appuyez sur Dossier RH sous le nom de la personne.
- Dans Documents, appuyez sur Téléverser, choisissez le fichier et son type, et ajoutez la date d'expiration si le papier en porte une.
- Appuyez sur Classer le document. Pour marquer comme vérifié un téléversement fait par la personne, appuyez sur Marquer vérifié sur la ligne.
La personne peut faire le premier téléversement elle-même : Mes documents sur son téléphone accepte une certification, un permis, une pièce d'identité ou un autre document à elle. Les contrats et formulaires fiscaux viennent du côté de l'entreprise.
Rappels d'expiration
Une certification ou un permis avec une date d'expiration est surveillé chaque matin. La personne est prévenue 30 jours et 7 jours avant l'échéance ; ses gestionnaires le sont à 7 jours. Chaque rappel part une seule fois — un document qui reste à douze jours pendant une semaine produit un message, pas sept.
- Un document sans date d'expiration est affiché comme « aucune expiration enregistrée », jamais comme expiré. Un champ vide est un trou dans les papiers, pas une carte échue.
- Changer la date d'expiration d'une ligne relance le compte à rebours.
- Archiver un document arrête ses rappels.
Qui peut le voir
Les propriétaires, administrateurs et gestionnaires (quiconque peut ouvrir Gérer l'équipe) voient le dossier de chaque personne. Chaque personne voit ses propres documents dans Mes documents — y compris ce que l'entreprise a classé à son sujet — mais pas les notes privées du gestionnaire, et jamais le dossier d'une autre personne.
Questions fréquentes
Puis-je supprimer un document classé par erreur ?
Non. Appuyez sur Archiver — il quitte la liste et ses rappels s'arrêtent, et la trace de ce qui était au dossier reste.
Où arrivent les rappels ?
Dans la cloche de notifications, et en notification push sur tout téléphone où la personne a activé les notifications.
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