Listes d'intégration des nouveaux
Une liste que le nouvel employé parcourt sur son téléphone — tâches, documents à téléverser, politiques à signer, formulaire fiscal — lancée depuis l'invitation et suivie dans Gérer l'équipe.
Cochez Lancer la liste d'intégration quand vous invitez quelqu'un et, dès qu'il accepte, il reçoit la liste d'intégration de l'entreprise sur son téléphone : confirmer ses coordonnées, téléverser une pièce d'identité, remplir le formulaire fiscal, faire la visite de sécurité. Le registre affiche Intégration 3/7 à côté de son nom jusqu'à ce que ce soit terminé.
Vue d'ensemble
Une liste est une suite d'éléments de quatre types. Une tâche se coche à la main — par la personne ou par un gestionnaire à sa place, avec le nom dessus. Un document à téléverser, une politique à signer et un formulaire à remplir se cochent d'eux-mêmes dès que la preuve existe au dossier de la personne. Personne ne peut cocher « téléversez votre pièce d'identité » sans pièce d'identité.
La première fois que vous ouvrez Gérer l'équipe → Intégration, la liste par défaut est créée pour votre entreprise. Ses éléments de formulaire fiscal suivent votre pays : le TD1 fédéral et provincial au Canada, le W-4 aux États-Unis.
Comment lancer et suivre une liste
- Invitez la personne depuis Gérer l'équipe → Nouvel utilisateur avec Lancer la liste d'intégration coché (c'est le réglage par défaut).
- Ou ouvrez son Dossier RH et appuyez sur Lancer la liste pour quelqu'un déjà dans l'équipe.
- Suivez la progression sur la pastille du registre, sur l'écran de conformité ou dans son dossier, où chaque élément dit qui l'a fait et quand.
Quelqu'un à mi-chemin garde la liste avec laquelle il a commencé. Modifier la liste dans Gérer l'équipe → Intégration décrit le prochain embauché.
Le formulaire fiscal
La personne répond aux questions du TD1 ou du W-4 sur son téléphone et signe de son nom. FieldQuo garde les réponses au dossier et les imprime en PDF pour l'administrateur de la paie. Rien n'est transmis à un gouvernement et aucune retenue n'est calculée — l'écran le dit. Le numéro d'assurance sociale ou de sécurité sociale n'est jamais tapé dans FieldQuo ; la feuille imprimée laisse cette case à remplir à la main.
Qui est prévenu
- La personne, au lancement de la liste, puis une fois par semaine tant qu'un élément est en retard.
- Les gestionnaires, quand tous les éléments obligatoires sont faits — la liste se marque terminée d'elle-même.
- Les éléments facultatifs ne retiennent jamais une liste ouverte.
Questions fréquentes
Puis-je avoir plus d'une liste ?
Oui — une par type d'embauche, dans Gérer l'équipe → Intégration. L'une est celle par défaut que l'invitation utilise.
Et si le permis d'une personne est archivé plus tard ?
L'élément « téléversez votre permis » se rouvre, parce que le dossier ne contient plus ce que la liste disait qu'il contenait.
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