Envoyer une facture
Ce qui se passe quand vous appuyez sur Envoyer : le courriel que reçoit le client, le lien dedans, la tâche de relance, et pourquoi un envoi peut être refusé.
Envoyer expédie la facture par courriel à l'adresse du client au dossier, au nom de votre entreprise, dans la langue du client, avec un bouton qui ouvre la facture dans son portail et — une fois Stripe connecté — lui permet de payer. Le statut ne devient Envoyée qu'après que le service de courriel a accepté le message, alors Envoyée par courriel sur la facture est un événement, pas une intention.
Vue d'ensemble
Rien n'est joint. Le courriel renvoie à la page de la facture dans le portail client, qui montre ce qui est dû et ce qui a été payé, et crée un paiement tout frais au moment où le client appuie sur Payer — un lien Stripe brut expirerait du jour au lendemain et un PDF joint ne peut pas encaisser. Le bouton Télécharger le PDF sur la facture est là quand un client demande un fichier.
Comment l'envoyer
- Ouvrez la facture. Sur un brouillon, le bandeau lit Cette facture n'a pas encore été envoyée au client. avec L'envoyer à côté; le bouton Envoyer est aussi dans la barre de commandes.
- Appuyez dessus. Une ligne verte confirme Facture envoyée par courriel à l'adresse, et la carte de suivi en dessous montre Envoyée par courriel → adresse avec la date.
- Une tâche Follow up payment for INV-… est créée pour vous une semaine plus tard, pour qu'une facture envoyée ne puisse pas être oubliée. Elle se ferme d'elle-même quand le solde est réglé.
- Plus tard, tant qu'il reste quelque chose de dû, le même bouton lit Renvoyer — renvoyer une copie qu'un client a égarée est courant et ne ramène pas une facture payée ou en retard à Envoyée.
Le courriel que reçoit le client
- Objet : « Facture INV-2026-0008 de Votre entreprise — 2 260,00 $ à payer ». Le chiffre est le solde, pas le total : après un acompte, l'introduction le dit et remercie le client.
- De : le nom de votre entreprise. Depuis votre propre domaine une fois vérifié sous Paramètres → Domaine d'envoi; sinon depuis l'expéditeur de FieldQuo avec votre nom dessus. Les réponses vont au courriel de votre entreprise.
- Montant dû et Échéance le … — ou Échue le … en rouge une fois la date passée.
- Payer en ligne quand Stripe est connecté et activé; sinon Consulter votre facture et la ligne « Veuillez nous contacter pour organiser le paiement. » — un bouton Payer qui mène à une impasse est pire que pas de bouton.
- La langue est celle de la facture, fixée à sa création; un client qui a reçu une soumission en français reçoit une facture en français.
Quand un envoi est refusé
- Aucun courriel au dossier — le bandeau lit … n'a aucune adresse courriel au dossier : cette facture ne peut être ni envoyée ni relancée. Ajoutez-en une sur la fiche du client et réessayez.
- Ce document affirme que la taxe s'applique, mais n'en facture aucune — la facture déclare une taxe et facture 0 $. La boîte de dialogue offre Indiquer où se trouve … pour calculer le taux, ou Ou : il n'y a réellement aucune taxe sur celui-ci pour envoyer sans taxe.
- Pas encore de forfait — l'envoi est l'acte vers l'extérieur qui exige un essai ou un forfait actif. Rédiger n'en exige jamais; voir Votre forfait et vos sièges.
- Un chantier passé entré par l'import — il a été payé avant d'être saisi, et FieldQuo n'envoie rien à son sujet.
Demander un paiement est l'autre courriel. Il part de la même adresse avec le même lien, formulé comme un rappel (« Un rappel : le solde de la facture … est de … »), avec de la place pour une note de votre cru. Voir Rappels de facture et relances.
Qui peut envoyer
Les factures à View, create, and edit — les profils Dispatcher et Manager, les administrateurs et le propriétaire. Chaque envoi est inscrit au Journal d'activité comme « Sent invoice INV-… to … ».
Questions fréquentes
Le client dit qu'il ne l'a jamais reçue.
Ouvrez la facture : la carte de suivi montre Envoyée par courriel → adresse et la date seulement si le service de courriel l'a acceptée. Vérifiez l'adresse sur la fiche du client, puis Renvoyer. Si votre propre domaine est configuré mais non vérifié, les envois échouent avec un message qui le dit.
Le client a-t-il besoin d'un compte?
Non. Le lien dans le courriel est son portail, lié à un jeton privé — pas de mot de passe, pas d'inscription, ça marche sur un téléphone.
Puis-je l'envoyer par texto à la place?
Pas aujourd'hui. FieldQuo envoie les factures par courriel; les textos qu'il envoie aux clients sont le rappel de rendez-vous et « En route ».
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