Rappels de rendez-vous
Un texto au client 2, 24 ou 48 heures avant un rendez-vous ou une visite de chantier : comment l'activer, ce qu'il dit, quelles entrées en reçoivent un, et ce que ça coûte.
Moins de portes closes : avec les rappels activés, chaque client qui a un numéro de cellulaire reçoit un texto avant son rendez-vous ou sa visite de chantier, dans sa langue, qui commence par le nom de votre entreprise. C'est désactivé tant qu'un propriétaire ou un administrateur ne l'active pas; les textos eux-mêmes sont inclus dans votre forfait, rien n'est facturé par message.
Les rappels partent par texto seulement. Il n'y a pas de rappel par courriel.
Vue d'ensemble
Le réglage est un seul choix sous Paramètres → Notifications : Désactivé, 2 heures avant, 24 heures avant ou 48 heures avant. FieldQuo vérifie chaque heure, si bien qu'un rappel part dans l'heure qui suit l'atteinte de son délai — un rappel de 24 heures pour un rendez-vous le mardi à 14 h part le lundi entre 14 h et 15 h.
Les rappels de rendez-vous sont marqués partiels dans la liste des fonctions de FieldQuo : texto seulement, pas de rappel par courriel. La formulation se modifie sous Paramètres → Messages aux clients, à côté du texto « En route ».
Comment les activer
- Ouvrez Paramètres → Notifications.
- Trouvez la carte Rappels de rendez-vous — « Envoyez au client un texto de rappel avant son rendez-vous ou sa visite de chantier. Envoyé au nom de votre entreprise; le client peut répondre STOP pour se désabonner. »
- Appuyez sur 2 heures avant, 24 heures avant ou 48 heures avant. Ça s'enregistre au moment où vous appuyez.
- Pour arrêter, appuyez sur Désactivé. Les rappels déjà envoyés ne sont pas touchés ; plus aucun ne part ensuite.
Quand un rappel part, et quand il ne part pas
Chaque rendez-vous et chaque visite de chantier est considéré une fois, et un texto ne part que si toutes les conditions suivantes sont vraies :
- C'est un rendez-vous au statut Planifié — créé avec Nouveau rendez-vous, issu d'une réservation sur votre page de rendez-vous, ou réservé par le réceptionniste IA — ou une visite de chantier sur un chantier non archivé. Une entrée Superviseur requis, terminée ou annulée n'en reçoit pas.
- Il tombe dans les sept prochains jours et son délai est atteint.
- Le client a un numéro de téléphone auquel FieldQuo peut texter.
- Le client ne s'est pas désabonné des textos ni des appels — voir Consentement des clients et désabonnements.
- Aucun rappel n'a encore été envoyé pour cette entrée. Jamais plus d'un par rendez-vous ou visite, même si vous changez le délai ou si l'entrée est déplacée.
Ce qu'il dit
La formulation intégrée est « Northside Painting : Rappel — votre rendez-vous est mar. 12 août, 14 h 00 au 123 Oak St. Répondez STOP pour ne plus recevoir. », avec l'heure dans la langue du client et le fuseau horaire de votre entreprise, et le lieu seulement quand le rendez-vous en a un. Elle existe en huit langues ; un client lit celle que dit sa fiche, ou la langue par défaut de votre entreprise.
Personnalisez-la à votre image sous Paramètres → Messages aux clients, avec les champs {company}, {when} et {location}. Votre formulation va aux clients qui lisent la langue de votre entreprise ; les autres reçoivent la formulation intégrée dans la leur. Voir Le texto « En route » pour le fonctionnement de cet éditeur.
Quelles entrées reçoivent un rappel
Les rendez-vous et les visites de chantier. Une Visite de chantier planifiée sur un chantier reçoit le même texto au même délai, avec l'adresse du chantier (ou celle du client) comme lieu; le toucher En route de l'équipe est un second avertissement, au moment du départ. Une Réservation client qui n'est pas encore devenue un rendez-vous n'en déclenche pas non plus — elle en devient un dès qu'elle est confirmée et, s'il y a des frais de visite, payée.
Les rappels sont par entreprise, pas par personne : le délai s'applique à chaque rendez-vous et à chaque visite planifiés du compte, peu importe à qui ils sont assignés.
Qui peut le changer
Notifications est un écran réservé au propriétaire et aux administrateurs. Un gestionnaire ou un répartiteur ne le voit pas, et le serveur refuse le changement avec « Only owners and admins can change reminder settings. »
Questions fréquentes
Combien coûte un rappel?
Rien par message — les rappels sont inclus dans votre forfait, et la carte Notifications le dit. Ils sont désactivés tant que vous n'avez pas choisi de délai, alors rien n'est envoyé à une entreprise qui n'a jamais ouvert le réglage.
Puis-je rappeler par courriel plutôt?
Non. Les rappels sont des textos seulement, pour l'instant.
Le client n'a pas reçu de rappel.
Vérifiez que l'entrée est Planifiée (pas Superviseur requis, terminée ou annulée), que le client a un numéro de téléphone, qu'il ne s'est pas désabonné, et que le rendez-vous était encore à venir au passage horaire — un rendez-vous déjà à l'intérieur de son délai est texté au passage suivant, un rendez-vous passé ne l'est pas.
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