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Achats : commandes, stock et fournisseurs
Chez qui vous achetez, ce qui est commandé et ce qu'il reste sur la tablette — des bons de commande réceptionnés ligne par ligne, un niveau de stock additionné à partir des mouvements, et une alerte de réapprovisionnement pour les matériaux avec un seuil.
Achats, ce sont trois vues d'un même mouvement de marchandises : vous passez une commande à un fournisseur, vous la réceptionnez, et la livraison est ce qui change la tablette. L'écran est coiffé de « Chez qui vous achetez, ce qui est commandé, et ce qu'il reste sur la tablette. » avec trois onglets — Commandes, Stock, Fournisseurs.
Il est fait pour être utilisé debout au hayon. Tout s'empile sur un téléphone, et une livraison s'inscrit comme ce qui est réellement arrivé — « 12 sur 40 » — parce qu'une moitié de commande le mardi et le reste le jeudi, c'est la semaine ordinaire au comptoir.
Vue d'ensemble
Un bon de commande est numéroté par entreprise — PO-001, PO-002 — avec un fournisseur, des lignes de ce que vous commandez avec une quantité et un prix unitaire, et un total prévu calculé côté serveur. Son état découle de ce qui est arrivé, jamais réglé à la main; les deux choses que vous réglez à la main, c'est qu'elle a été envoyée et qu'elle a été annulée. Le stock est un registre de mouvements, jamais un compte enregistré, alors une correction après un inventaire est un mouvement aussi, et le compte qui était faux reste au dossier.
Seulement dans FieldQuo parmi les outils de services sur le terrain : ni Jobber ni Housecall Pro n'affichent de bons de commande ni de stock sur leur page de tarifs, à aucun palier. Le palier supérieur de ServiceTitan est rapporté comme ajoutant « advanced inventory », et le palier Pro de Projul affiche les bons de commande. FieldQuo inclut les achats dans chaque forfait.
Ce qu'il y a à l'écran
- Commandes — Bons de commande avec Nouvelle commande; une rangée par commande : « PO-014 · Bois Laurentides », « 0 lignes sur 2 complètes », un état (Brouillon, Envoyée, Partiellement livrée, Tout reçu, Annulée) et le total prévu ou non chiffré. Une commande ouverte offre Marquer comme envoyée, Enregistrer ce qui est arrivé et Annuler la commande.
- Stock — Sur la tablette : une rangée par matériau avec son niveau et « Réapprovisionner à 10 » ou « Aucun seuil défini »; Sous le seuil de réapprovisionnement listant ce qui manque; et Enregistrer un mouvement.
- Fournisseurs — Ajouter un fournisseur (nom, votre numéro de compte chez lui, la personne avec qui vous faites affaire, téléphone) et la liste, chacun avec Retirer ou Remettre.
Comment créer une commande et la réceptionner
- Ouvrez Achats (sous Argent) et, dans Fournisseurs, ajoutez le marchand une fois s'il n'y est pas encore.
- Dans Commandes, appuyez sur Nouvelle commande, choisissez le fournisseur, et ajoutez une ligne par article : ce que vous commandez, Qté, l'unité, et le prix à l'Unité. Laissez un prix vide si vous ne le connaissez pas — la commande s'affiche comme non chiffré plutôt que comme gratuite.
- Appuyez sur Créer la commande. Elle est numérotée et enregistrée en Brouillon.
- Quand vous l'avez passée au fournisseur, appuyez sur Marquer comme envoyée. Ça inscrit la date; FieldQuo n'envoie pas la commande au fournisseur par courriel.
- Quand la marchandise arrive, appuyez sur Enregistrer ce qui est arrivé et entrez, par ligne, combien est venu. L'état devient Partiellement livrée ou Tout reçu d'après les quantités.
- S'il arrive plus que commandé, c'est accepté et signalé : « Il est arrivé plus que commandé : … C'est entré en stock — à vous de décider si c'est payé. »
Une ligne de commande tapée sur cet écran est du texte libre. Elle n'est pas liée à un matériau, alors enregistrer sa livraison met à jour la commande — pas la tablette. Pour changer un niveau de stock, enregistrez un mouvement Reçu dans l'onglet Stock pour le matériau.
États d'une commande
| État | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Brouillon | Créée, pas encore passée. Peut être marquée envoyée ou annulée. |
| Envoyée | Vous avez appuyé sur Marquer comme envoyée; la date est inscrite et le Journal d'activité affiche « PO-014: The order has gone to the supplier. » En attente de livraison. |
| Partiellement livrée | Au moins une ligne a quelque chose d'arrivé et au moins une est incomplète. Découle des quantités, jamais réglé à la main. |
| Tout reçu | Chaque ligne a reçu au moins ce qui était commandé. |
| Annulée | Vous avez appuyé sur Annuler la commande; le Journal d'activité affiche « The order will not be filled. » Une commande annulée ne peut être ni envoyée ni réceptionnée. |
Stock
L'onglet Stock liste les matériaux de l'entreprise avec un niveau additionné à partir de chaque mouvement inscrit à leur nom. Les matériaux naissent quand une ligne d'approvisionnement d'un chantier est achetée — voir Matériaux sur un chantier — et il n'y a ici aucun écran pour en créer un ou régler son seuil de réapprovisionnement; un matériau sans seuil affiche Aucun seuil défini, et la liste des stocks bas dit combien elle ne peut pas juger.
- Reçu — marchandise entrée; le niveau monte.
- Retourné en stock — rapporté d'un chantier; monte.
- Utilisé sur un chantier — descend.
- Perte — descend.
- Correction après comptage — « Une correction peut être négative — mettez un signe moins si le compte est en dessous. Rien n'est modifié ni supprimé : la correction s'ajoute au registre. »
Sous le seuil de réapprovisionnement ne liste que les matériaux qui ont un seuil et sont en dessous. Un matériau sans seuil n'est jamais dit bas, parce que l'absence de seuil n'est pas une affirmation sur la tablette.
Fournisseurs
Un fournisseur, c'est un nom, votre numéro de compte chez lui, la personne avec qui vous faites affaire et un téléphone. Il n'y a pas de suppression — Retirer sort le marchand du sélecteur de commande et garde chaque commande et paiement à son nom, et Remettre le ramène. La liste des fournisseurs est ce qui transforme « chez qui on a acheté ça » en « combien on a dépensé là cette année ».
Qui peut le voir
Les achats font partie du domaine « Expenses » de la grille d'accès : la ligne et chaque onglet exigent « View, record, and edit everyone's », parce qu'un bon de commande ou un niveau de stock n'a pas de « mes propres ». Les propriétaires, les administrateurs et le préréglage Manager le détiennent; Dispatcher, Estimator et Crew commencent à leurs propres dépenses seulement et voient « Les achats font partie de la permission « dépenses ». Demandez à un propriétaire ou un admin l'accès aux dépenses de tout le monde. »
Questions fréquentes
Marquer comme envoyée envoie-t-il la commande au fournisseur?
Non. Ça inscrit que vous l'avez passée et horodate la date. Envoyez la commande comme vous le faites déjà — le comptoir du fournisseur, le téléphone, ou son portail.
Pourquoi ma livraison n'a-t-elle pas changé l'onglet Stock?
Les lignes de commande créées sur cet écran sont du texte libre sans matériau derrière, alors leur livraison ne met à jour que la commande. Enregistrez un mouvement Reçu dans l'onglet Stock pour le matériau.
Puis-je modifier un niveau de stock après un comptage?
Enregistrez une Correction après comptage pour la différence, négative si le compte est court. Le registre garde le compte faux et la correction, ce qui est la seule trace que quelque chose a déjà cloché.
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