Pagos por avance: cómo se solicita cada etapa
Qué dispara cada etapa de un calendario de pagos, qué recibe el cliente, cómo la página del trabajo muestra En espera, Solicitado y Sin cobrar, y qué pasa cuando las fechas del trabajo se mueven.
Con un calendario de pagos activo, aceptar un presupuesto crea el trabajo, la única factura que le corresponde y una copia congelada del calendario en ese trabajo: cada etapa con su parte en dólares y, cuando se conoce una fecha, su fecha de vencimiento. El anticipo sale de inmediato. Las demás salen en una pasada diaria a medida que llegan las fechas del trabajo.
Este artículo sigue una etapa desde “En espera” hasta la bandeja de entrada del cliente. La configuración del calendario está en Anticipos y calendarios de pago.
Resumen
Una etapa se solicita exactamente una vez. Solicitarla le envía al cliente un correo de factura que encabeza con el importe propio de la etapa — “Factura INV-1042 — $1,200.00” — con el nombre de la etapa como nota y un botón Pagar que cobra ese importe, no el saldo completo. La primera etapa solicitada es lo que envía la factura: la marca como enviada, a esa dirección, y la pasa de borrador a Enviada.
Si una etapa se ha pagado no se registra en la etapa. El saldo de la factura ya lo responde, sin importar cuántos pagos de etapa hayan llegado, y una segunda marca de “pagada” serían dos lugares que pueden contradecirse.
Cuándo sale cada etapa
| Desencadenante | Sale cuando | Necesita |
|---|---|---|
| Anticipo — al crear y enviar la factura | En el momento en que se acepta el presupuesto, antes de que exista ninguna fecha | Un correo electrónico del cliente |
| Inicio del trabajo | El día de la fecha de inicio del trabajo, en la pasada diaria | Una fecha de inicio en el trabajo |
| A la mitad del trabajo | El día central entre el inicio y el fin, contado de forma inclusiva y redondeado hacia arriba | Ambas fechas, y el fin no antes del inicio |
| Fin del trabajo (terminado) | El día de la fecha de fin programada del trabajo | Una fecha de fin en el trabajo |
La pasada diaria se ejecuta una vez al día, temprano por la mañana, sobre cada trabajo que todavía tiene una etapa en espera. Una etapa cuya fecha ha llegado se solicita; una etapa cuyo cliente no puede recibir correo (sin dirección en su ficha) sigue en espera y se vuelve a intentar al día siguiente.
Qué recibe el cliente
Cada solicitud es el mismo correo de factura que usa el botón Enviar, en el idioma del cliente, desde el remitente de su empresa, con tres diferencias:
- El asunto y el encabezado llevan el importe de la etapa — su parte — en lugar del saldo completo de la factura.
- El nombre de la etapa (“Anticipo”, “Inicio del trabajo”) aparece como una línea en el correo.
- El enlace Pagar abre la factura en el portal de cliente apuntando a esta etapa, para que el botón de pago pida exactamente esta parte. El importe se vuelve a derivar de la etapa en el servidor; nada en el enlace puede cambiarlo.
Si Stripe no está conectado, el correo sale igual, con Ver factura en lugar de Pagar, y el cliente paga por los métodos que indique su factura. Una solicitud de etapa nunca pide más que el saldo real pendiente de la factura, aunque las etapas se hayan calculado antes de un cambio.
En la página del trabajo
La tarjeta Calendario de pagos del propio trabajo lista cada etapa con su parte y uno de tres estados:
- En espera — todavía no solicitada. Muestra Vence el {date} en cuanto se conoce la fecha, o por qué no se puede programar todavía.
- Solicitado — al cliente ya se le envió el correo por esta etapa. Su fecha queda congelada.
- Sin cobrar (0%) — una etapa al 0%, registrada como disparada sin correo.
Los tres mensajes de bloqueo son: “Todavía no se puede programar — define una fecha de inicio para este trabajo”, “Todavía no se puede programar — define una fecha de fin para este trabajo” y “La fecha de fin es anterior a la de inicio — corrige las fechas del trabajo”. Una etapa bloqueada es un estado visible, nunca una etapa saltada en silencio.
Cuando las fechas del trabajo se mueven
La fecha de vencimiento de cada etapa en espera se recalcula a partir de las fechas actuales del trabajo en cada pasada diaria: no se da por buena desde el día en que se creó el calendario. Un trabajo que se retrasa una semana arrastra consigo sus etapas en espera. Una etapa ya solicitada conserva la fecha con la que se solicitó: a un cliente al que se le pidió dinero para una fecha no se le debe mostrar otra porque el trabajo se reprogramó después.
Un trabajo cargado después de hecho como trabajo pasado nunca recibe etapas, y nunca envía una solicitud de anticipo por un trabajo ya pagado.
Cambios acordados después de la aceptación
Los importes de las etapas son porcentajes del presupuesto aceptado y se congelan por tres razones: el cliente aprobó esas cifras, una etapa solicitada ya se pidió, y recalcular movería dinero real. La página del trabajo lo dice cuando aplica: “Estas etapas son porcentajes del presupuesto aceptado y no incluyen $640.00 de cambios aceptados. Eso se cobra en el saldo de la factura, no con una etapa.”
Preguntas frecuentes
¿Puedo solicitar una etapa antes de tiempo a mano?
No desde el calendario. Puede reclamar la factura en sí en cualquier momento — vea Recordatorios de factura y reclamos de pago — lo que pide el saldo pendiente completo.
El cliente pagó el anticipo por transferencia. ¿La etapa lo sabe?
Regístrelo en la factura como pago manual. El saldo de la factura baja, y el enlace de pago de la siguiente etapa queda con tope en lo que todavía se debe.
¿Por qué la solicitud de la mitad salió el día 3 de un trabajo de 5 días?
Las duraciones impares redondean hacia arriba para que la solicitud llegue una vez que más de la mitad del trabajo está hecha, nunca antes del punto medio.
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