Cuando un cliente reprograma o cancela
El enlace del correo de confirmación permite al cliente mover o cancelar su visita por su cuenta — dentro del aviso que usted fija, con la tarifa de visita devuelta solo si su política lo dice — y le avisa a usted por correo.
Cada reserva hecha por su página de reservas, o por el recepcionista IA, viene con un correo de confirmación que lleva un enlace “Change or cancel this visit”. En esa página el cliente ve cuándo y dónde, qué puede hacer todavía y exactamente qué pasa con la tarifa de visita que pagó — todo calculado a partir de sus ajustes, nunca de lo que envíe el navegador.
Usted fija dos plazos y un interruptor en Configuración → Página de reservas, bajo Cambios y cancelaciones. Este artículo explica qué hace cada uno y qué recibe usted cuando un cliente usa el enlace.
Resumen
Dos plazos, porque responden dos preguntas distintas. Aviso que necesita para cambiar o cancelar es cuánto aviso necesita la cuadrilla: dentro de él, el día está planificado y la camioneta cargada, así que el enlace deja de ofrecer cambios y le dice al cliente que llame. Aviso necesario para recuperar la tarifa es cuánto aviso necesita el dinero, y puede ser mayor — “se puede mover hasta el día antes, pero la tarifa solo vuelve con dos días de aviso”. Los reembolsos están desactivados salvo que usted los active.
El enlace del cliente
El enlace se genera cuando se confirma la reserva y vive en el correo de confirmación y en cada correo “su visita se movió” posterior. La página, en el idioma del cliente, muestra Su visita — Cuándo (con su ventana de llegada, si fijó una), Dónde, el depósito pagado — y, bajo ¿Necesita cambiar algo?, Cambiar la hora y Cancelar esta visita. Cuando ya no se permite ninguna de las dos, dice por qué: “Northside Painting pide un aviso de al menos 24 horas, así que esta visita ya no se puede cambiar aquí. Llame a Northside Painting al … — todavía pueden moverla por usted.”
Solo las reservas tienen este enlace. Una cita que usted reservó a mano con Nueva cita y una visita programada en un trabajo no le envían nada al cliente al reservar y no tienen enlace de autoservicio; cuando la oficina mueve o cancela una, se le puede avisar al cliente por correo desde ese diálogo. Los correos alrededor de una reserva — confirmada, movida, cancelada — y la página de gestión están todos en el idioma del cliente, y una carta de cambio o de cancelación dice si fue a petición suya o un cambio de la oficina.
Los tres ajustes
| Ajuste | Por defecto | Qué cambia |
|---|---|---|
| Aviso que necesita para cambiar o cancelar | 24 horas | Dentro de estas horas antes de la visita, el enlace del cliente ya no ofrece Cambiar la hora ni Cancelar esta visita. En blanco o ilegible se lee como 24, nunca como 0. |
| Devolver la tarifa de visita si cancelan a tiempo | Desactivado | Activado, una tarifa de visita pagada a través de FieldQuo se reembolsa automáticamente a la tarjeta del cliente cuando cancela con aviso suficiente. Desactivado, la cancelación se hace igual y el dinero se queda con usted. |
| Aviso necesario para recuperar la tarifa | El mismo aviso de arriba | Se muestra solo cuando el interruptor de reembolso está activado. Póngalo mayor que el aviso de cambio para conservar un margen en el que el cliente aún puede cancelar pero la tarifa se queda con usted; la página le avisa cuando es menor. |
Bajo los campos, la página imprime su política tal como la vivirá el cliente — “Los clientes pueden cancelar o mover una visita hasta 24 horas antes de que empiece. Después de eso tienen que llamarle.” y “Una tarifa de visita ya pagada no se devuelve automáticamente: la cancelación se hace igual y el dinero se queda con usted.” — y le recuerda cuando ninguno de sus tipos de evento cobra tarifa todavía.
Cuando un cliente cancela
- La reserva y la cita en que se convirtió pasan ambas a Cancelado, y el horario vuelve a quedar libre en su página de reservas y en su calendario.
- Si el interruptor de reembolso está activado y se cumplió el aviso, la tarifa se reembolsa por Stripe a la tarjeta con la que pagó; la página y los correos lo dicen. Si la tarifa no se cobró a través de FieldQuo, nada se puede reembolsar automáticamente y ambos correos dicen que lo resuelvan entre ustedes.
- El cliente recibe un correo “Your visit is cancelled”. Usted recibe “A booking was cancelled” en el correo de la empresa, con el nombre y el correo del cliente, la hora, el lugar y si la tarifa se reembolsó.
- La página del cliente dice entonces Visita cancelada — se le avisó a la empresa. Una visita cancelada no se puede mover después; el cliente reserva de nuevo.
Cuando un cliente mueve la visita
- Cambiar la hora muestra los mismos horarios que ofrecería su página de reservas — su disponibilidad, la duración del tipo de evento y la verificación de trayecto con su margen — para que la nueva hora sea una a la que usted puede llegar. Una hora dentro de su aviso de cambio se rechaza: esa hora no da aviso suficiente, elija una más tarde.
- La reserva y su cita pasan a la nueva hora. El horario anterior vuelve a quedar libre.
- El correo del cliente dice la nueva hora (con su ventana de llegada) y la anterior; el suyo dice la nueva hora exacta y la anterior, y que no se cobró ni se reembolsó nada.
- La tarifa de visita, si la hay, pasa a la nueva hora. Un mensaje de recordatorio ya enviado para la hora anterior no se vuelve a enviar.
Cómo fijar su política
- Abra Configuración → Página de reservas y baje hasta Cambios y cancelaciones.
- Escriba las horas bajo Aviso que necesita para cambiar o cancelar. Se guarda al salir del campo.
- Active Devolver la tarifa de visita si cancelan a tiempo si quiere que los reembolsos ocurran solos; luego llene Aviso necesario para recuperar la tarifa, o déjelo en blanco para usar el mismo aviso.
- Lea las dos frases bajo la tarjeta — son la política que aplicará la página del cliente.
Quién puede cambiarla
El propietario, los administradores y los supervisores — los perfiles Despachador y Gerente — abren la pantalla Página de reservas; la cuadrilla y los estimadores, no. La política es de la empresa, no de la persona: esté asignada la visita a quien esté, aplican el mismo aviso y la misma regla de reembolso.
Preguntas frecuentes
El cliente dice que el enlace no lo deja cancelar.
Está dentro de su aviso de cambio. La página nombra el aviso y su número de teléfono. Acuerde el cambio por teléfono y luego pulse Reprogramar o Cancelar visita en la fila de la cita en el calendario: la reserva detrás se mueve o se cancela con ella, y, con la casilla de correo marcada, el cliente sabe que la oficina hizo el cambio.
¿Por qué no se reembolsó la tarifa?
Los reembolsos están desactivados salvo que usted haya activado Devolver la tarifa de visita si cancelan a tiempo, y aun así solo con el aviso que fijó. La página del cliente y ambos correos dicen cuál aplicó.
¿El cliente recibe el enlace si yo mismo reservo la cita?
No. El enlace existe solo para reservas hechas por la página de reservas o por el recepcionista IA. Una cita que usted crea desde el calendario no le envía nada al cliente.
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