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Devoluciones de llamada por presupuestos
El asistente llama a un cliente después de enviarle el presupuesto, el día antes de una visita y ante una consulta nueva — qué presupuestos, las ocho comprobaciones antes de marcar, el consentimiento que necesita, y la tarjeta que dice por qué no se llamó por un presupuesto.
Active Devolver llamadas a los clientes automáticamente y el recepcionista telefónico empieza a hacer llamadas además de atenderlas: después de enviar un presupuesto, para responder dudas y preguntar si el cliente quiere seguir adelante; el día antes de una visita agendada, para confirmarla; y para dar seguimiento a una consulta nueva. Siempre dentro del horario de llamadas, solo a personas que pidieron ser contactadas, y quien diga basta se elimina para siempre.
Este artículo es la mitad saliente de Configuración → Recepcionista telefónico: el interruptor, la elección Qué presupuestos reciben una llamada, las reglas que el asistente comprueba antes de marcar, el botón manual Llamar sobre este presupuesto en un presupuesto, y el informe de la tarjeta que nombra los presupuestos que se pasaron por alto y por qué.
Resumen
Una llamada se pone en cola en el momento en que se dispara un desencadenante y se hace después, con una comprobación que corre cada 15 minutos — así que un presupuesto aprobado a las nueve de la noche se llama a la mañana siguiente, no a las nueve. Cada regla se vuelve a comprobar al marcar, no al encolar: un cliente que retira su consentimiento, un número que cambia o un crédito que se agota en el intermedio surten efecto sobre una llamada que ya espera.
El asistente puede decir el total del presupuesto en una llamada de presupuesto, porque una persona aprobó esa cifra y el cliente ya la tiene por escrito. Nunca la cambia, y si el total del presupuesto ya no coincide con lo que se encoló, la cifra se quita de la llamada en lugar de decirse.
Qué presupuestos reciben una llamada
| Opción en la tarjeta | Qué hace |
|---|---|
| Solo presupuestos instantáneos | Solo presupuestos que calculó el software y alguien aprobó — un presupuesto instantáneo desde su sitio web o el recepcionista, tras revisión. Es el valor por defecto y lo que la función siempre ha hecho. |
| Todos los presupuestos que envío | Incluidos los presupuestos que usted mismo escribe: el asistente llama una vez después de enviarlo, para responder dudas y preguntar si quieren seguir adelante. |
| Sin devoluciones de llamada de presupuestos | Ninguna llamada sobre presupuestos. Los recordatorios de citas y los seguimientos de consultas nuevas continúan, porque el interruptor de arriba gobierna los tres. |
Qué se comprueba antes de marcar
Una llamada de presupuesto solo se hace cuando se cumple cada una de estas condiciones. La tarjeta de la pantalla de configuración nombra las que fallan, con las mismas palabras:
- Las llamadas automáticas están activadas — el interruptor principal de la tarjeta.
- El presupuesto está en el alcance — un presupuesto instantáneo, o cualquier presupuesto si eligió «todos los presupuestos que envío».
- El cliente no lo rechazó — un «no» ya dado no recibe llamada de cierre.
- El presupuesto está aprobado — un borrador que aún espera que alguien lo apruebe nunca se llama.
- El presupuesto se envió por correo — la llamada trata de un documento que el cliente puede leer, así que viene después del correo, nunca antes. Un trabajo pasado importado para la contabilidad nunca se llama.
- El cliente tiene número de teléfono.
- Alguien en ese número pidió ser contactado — el consentimiento se registra cuando un cliente envía su formulario web, su presupuesto instantáneo, su formulario de autopresupuesto o una solicitud desde el portal que dice que usted puede llamar, o reserva una visita; dura un año (tres meses tras un trabajo completado), y «no me llamen» le gana a todo y nunca se borra.
- Es entre las 9 a.m. y las 8 p.m. donde está el cliente. Fuera de esa ventana la llamada simplemente espera.
Una sola llamada por presupuesto, para siempre. Reenviar un presupuesto una semana después no encola una segunda llamada. Una visita reprogramada sí recibe una segunda llamada de recordatorio, porque la primera era sobre otro día.
Cómo activarlo
- Abra Configuración → Recepcionista telefónico y baje hasta Devolver llamadas a los clientes automáticamente. El botón está desactivado hasta que tenga un número activo y crédito para al menos un minuto; la línea debajo dice qué falta.
- Pulse Activar las devoluciones de llamada de presupuestos. El botón se pone verde y dice Está llamando a los clientes — desactivar.
- En Qué presupuestos reciben una llamada, deje Solo presupuestos instantáneos o elija Todos los presupuestos que envío.
- Lea el informe bajo la opción. Lista los presupuestos enviados en los últimos 30 días que no se llamaron y el motivo más común — «No es un presupuesto instantáneo — alguien lo escribió», «El cliente no tiene número de teléfono», «Nadie en este número ha pedido que lo contacten» — para que una función armada que nunca se disparará sea visible aquí en vez de un silencio.
Llamar a un cliente a mano
En cualquier presupuesto, Llamar sobre este presupuesto encola la misma llamada para ese único cliente — «En cola — llamaremos a Maria en unos 15 minutos.» Una persona que lo pulsa ya tomó la decisión de alcance por sí misma, así que la opción de alcance no lo detiene; lo que sí lo detiene es el interruptor principal apagado, un borrador que nadie aprobó, un presupuesto que el cliente no ha recibido por correo, y un cliente sin número de teléfono. El consentimiento y el horario de llamadas se comprueban al marcar, exactamente igual que en una llamada automática.
Cada llamada que hace el asistente aparece en la pantalla Recepcionista con una etiqueta Llamamos, su grabación, su resumen y su costo — los mismos 35¢ por minuto que una llamada atendida.
Qué es distinto aquí
En las páginas de precios con las que FieldQuo se compara — Jobber, Housecall Pro, QuoteIQ, ServiceTitan y Projul — un asistente que llama a sus clientes para confirmar la visita de mañana o cerrar un presupuesto que usted envió no aparece en ningún nivel. Lo que lo hace utilizable en vez de peligroso es la parte que no se ve: ninguna llamada sale jamás a un número sin una solicitud de contacto registrada, y el informe de la tarjeta le dice qué presupuestos se pasaron por alto y por qué.
Quién puede verlo
El interruptor y el alcance viven en Configuración → Recepcionista telefónico, que pueden abrir el propietario, los administradores y los niveles Despachador y Gerente. Llamar sobre este presupuesto está en el propio presupuesto, para quien pueda abrirlo — si las llamadas salientes están desactivadas para la empresa, el botón lo dice y nombra quién puede volver a activarlas.
Preguntas frecuentes
Lo activé y escribí tres presupuestos. ¿Por qué no se llamó a nadie?
Lea el informe de la tarjeta. Lo más habitual es que los presupuestos se escribieron a mano y el alcance es Solo presupuestos instantáneos, o que los clientes se registraron a partir de una llamada y nadie en su número ha pedido ser contactado.
¿Puede llamar a alguien que está en mi lista de clientes pero nunca pidió nada?
No. Estar en su base de datos no es consentimiento. El asistente solo llama a un número con una solicitud registrada — un formulario, una reserva, un presupuesto que pidieron — y a un cliente que dice basta no se le vuelve a llamar.
¿Cuándo exactamente sale la llamada de recordatorio?
Unas 24 horas antes de la visita, dentro del horario de llamadas, y solo cuando la visita está a más de tres horas en el momento de reservarla — un recordatorio minutos después de reservar sería una molestia.
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