Control de gastos y su ritmo de gasto
La pantalla Control de gastos: las cuatro tarjetas del mes, de qué se construye el ritmo de gasto mensual, por qué Autonomía muestra un guion, el Resumen de IA, los desgloses y la tendencia, cómo agregar un gasto y qué cambia cada campo, y quién puede ver el consolidado de la empresa.
Control de gastos es «A dónde va tu dinero — por trabajo, gastos generales y categoría — más tu ritmo de gasto mensual.» Es la misma pantalla tanto si abre Gastos bajo Finanzas en la barra lateral como Control de gastos bajo Cobros en Configuración: un mes a la vez, cuatro tarjetas arriba, luego los desgloses, la tendencia de seis meses y los recibos recientes.
Este artículo es esa pantalla y el formulario Agregar gasto. El importador de estados de cuenta tiene su propio artículo, Importar gastos desde un CSV del banco. Los gastos no se exportan; para lo que un contador puede tener, vea Qué entregarle a su contador.
Resumen
Un gasto en FieldQuo es un monto con fecha y una categoría, opcionalmente ligado a un trabajo, marcado como gasto general, marcado como recurrente, o asociado a un vehículo. Esas cuatro decisiones deciden dónde aparece: en el costeo del trabajo y en la precisión de las estimaciones, en el ritmo de gasto, en el costo de operación del vehículo, o simplemente en el total del mes. La pantalla es un mes de esas filas, sumadas de las formas en que un contratista pregunta por ellas.
Qué hay en la pantalla
- Recibos, Escanear recibo, Importar desde un CSV del banco y Agregar gasto arriba a la derecha, y un selector de mes (Mes anterior / Mes siguiente).
- Gastos registrados este mes — cada gasto fechado en el mes, sea cual sea su categoría o asociación.
- Ritmo de gasto mensual — «Gastos generales + salarios + deuda»: lo que cuesta mantener el negocio funcionando un mes, a partir de los registros de Configuración → Gastos generales. No cambia con el mes que esté viendo.
- Autonomía — meses de efectivo a ese ritmo. Dice — con Agrega el efectivo disponible para estimar: hoy no hay ningún lugar en FieldQuo donde ingresar el efectivo disponible, así que la tarjeta se queda en un guion. FieldQuo no guarda saldo bancario ni conexión bancaria.
- Gasto relacionado con trabajos — gastos ligados a un trabajo este mes, con Gastos generales {amount} · General {amount} debajo para los otros dos tipos.
- Resumen de IA — un botón, Generar resumen, que escribe un párrafo en lenguaje llano sobre el gasto del mes en su idioma. Ver más abajo.
- Desglose del gasto mensual — Gastos generales, Salarios, Pagos de deuda como barras, y Gestionar salarios y deuda hacia la página de Gastos generales.
- Gasto por categoría — las categorías de este mes, la mayor primero, con la parte de cada una.
- Tendencia de 6 meses — una barra por mes, este mes el último.
- Gastos recientes — las veinte filas más nuevas de todos los meses, cada una etiquetada Gastos generales o Vinculado a trabajo, con un icono de eliminar.
Cómo agregar un gasto
- Pulse Agregar gasto.
- Elija una Categoría — Materials, Fuel & Vehicle, Tools & Equipment, Insurance, Rent & Utilities, Software & Subscriptions, Marketing, Permits & Licensing, Office Supplies, Meals & Travel, u Other con un Nombre de categoría personalizada. Por debajo, las categorías son texto libre; todo lo que ya exista en sus datos aparece en el desglose aunque no esté en la lista.
- Ingrese el Monto y la Fecha.
- Elija Asociar con: General, Un trabajo (y luego Selecciona un trabajo...), o Gastos generales.
- Marque Recurrente (alimenta el ritmo de gasto de abajo) si es un costo fijo, y elija Semanal, Mensual o Anual.
- Opcionalmente elija un Vehículo (opcional) y añada Notas, y luego pulse Agregar gasto.
Qué cambia cada control
| Control | Qué cambia |
|---|---|
| Asociar con → Un trabajo | El monto cae en el costeo de ese trabajo y en la comparación de materiales de Precisión de las estimaciones, y se cuenta en Gasto relacionado con trabajos. El costeo de trabajos solo lee filas de gasto — una compra marcada en la lista de compras del trabajo y nunca ingresada aquí le resulta invisible. |
| Asociar con → Gastos generales | La fila se etiqueta como Gastos generales, se cuenta en la cifra Gastos generales bajo Gasto relacionado con trabajos y, cuando además es recurrente, alimenta el ritmo de gasto. |
| Recurrente + frecuencia | La fila se trata como un costo mensual fijo: semanal × 4.33, anual ÷ 12. Aparece en el ritmo de gasto, en el costo por trabajo de Configuración → Gastos generales, y en el registro de Costos fijos de allí — son las mismas filas. Sigue fechada una sola vez, así que los estados y el total del mes la cuentan en un solo mes. |
| Vehículo | El monto se carga al costo de operación de ese vehículo en Vehículos. |
| Eliminar (el icono de papelera) | Quita la fila al instante, sin confirmación, y cada cifra construida a partir de ella cambia de inmediato. |
El ritmo de gasto y el Resumen de IA
El ritmo de gasto es efectivo: los gastos generales recurrentes a su equivalente mensual, más las filas de Salarios de Configuración → Gastos generales (un sueldo de estructura por hora necesita horas por semana o no aporta nada), más el Pago mensual completo de cada préstamo activo. La depreciación no está, porque no mueve dinero. La cifra de costo que usa el precio mínimo es distinta — vea Gastos generales y su precio mínimo.
Generar resumen envía las cifras del mes — el total, los desgloses por categoría y por asociación, el ritmo de gasto y sus partes, la autonomía, la tendencia de seis meses — a FieldQuo AI con la instrucción de usar solo esos números, e imprime tres o cuatro frases en su idioma. Debajo, alertas que el código levantó por su cuenta: autonomía de menos de tres meses (nunca, mientras no se pueda ingresar el efectivo disponible), una categoría con el 40% o más del mes, o un mes un 15% o más por encima o por debajo del anterior. Se escribe bajo demanda, no se guarda, y se borra cuando cambia de mes.
El botón cuenta contra el cupo mensual de FieldQuo AI de la empresa y se rechaza, con el mensaje de cupo, cuando este se agota. Solo los propietarios, administradores y Managers pueden pulsarlo.
Quién puede verlo
El consolidado — las tarjetas, los desgloses, la tendencia — necesita acceso a gastos de toda la empresa («everyone's»): Manager, administradores y el propietario. La fila Gastos y la fila de Configuración se ocultan a cualquiera por debajo de eso. Crew, Estimator y Dispatcher pueden seguir registrando sus propios gastos en sus propias pantallas y ven solo sus propias filas; esta página no se les muestra.
Preguntas frecuentes
¿Cómo relleno Autonomía?
Hoy no puede. La tarjeta pide el efectivo disponible y ninguna pantalla de FieldQuo lo acepta, así que Autonomía se queda en un guion. El ritmo de gasto mensual es el número que sí es real.
Agregué la renta como gasto normal. ¿Por qué el ritmo de gasto sigue en $0?
Solo las filas marcadas como Recurrente con una frecuencia, y etiquetadas como Gastos generales, alimentan el ritmo de gasto. Agregue la renta una vez como Recurrente / Mensual / Gastos generales — o bajo Costos fijos en Configuración → Gastos generales, que escribe la misma fila.
¿Por qué el ritmo de gasto no cambia cuando paso a otro mes?
Se construye a partir de los registros fijos, no de los recibos de ese mes. Gastos registrados este mes y los desgloses siguen al mes; el ritmo de gasto es lo que el negocio cuesta cada mes.
¿El resumen de IA se guarda en algún sitio?
No. Se genera cuando pulsa el botón y se muestra en la página; el resumen mensual es el escrito que sí se guarda y se envía por correo.
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