Documentos de empleados y recordatorios de vencimiento
Guarde los certificados, licencias, identificaciones, contratos y formularios fiscales de cada persona en su expediente, marque lo que ya revisó y reciba un aviso antes de que venza un certificado.
Cada persona en Administrar equipo tiene un Expediente de RR. HH.: los papeles que la empresa guarda sobre ella. Un supervisor archiva ahí un contrato o una licencia escaneada; la persona sube su propia tarjeta WHMIS o su licencia de conducir desde Mis documentos en su teléfono. Nada se borra nunca: un certificado viejo se archiva, y «con qué licencia contábamos en marzo» sigue teniendo respuesta.
Visión general
Un documento tiene un tipo (certificado, licencia, identificación, contrato, formulario fiscal, acuse de política, otro), un título, el archivo en sí y, opcionalmente, fecha de emisión, fecha de vencimiento y el número impreso. Los supervisores pueden agregar una nota privada —dónde está el original, quién lo revisó— que la persona nunca ve.
Un documento que la persona subió por su cuenta muestra Sin verificar hasta que un supervisor pulsa Marcar verificado. La diferencia importa en la pantalla de cumplimiento: «dice que tiene certificado de montacargas» y «lo hemos revisado» son dos hechos distintos.
Cómo archivar un documento
- Abra Administrar equipo y pulse Expediente de RR. HH. bajo el nombre de la persona.
- En Documentos, pulse Subir, elija el archivo y su tipo, y agregue la fecha de vencimiento si el papel la tiene.
- Pulse Archivar documento. Para marcar como revisado un archivo que la persona subió, pulse Marcar verificado en la fila.
La persona puede hacer la primera subida ella misma: Mis documentos en su teléfono acepta un certificado, una licencia, una identificación u otro documento propio. Los contratos y formularios fiscales vienen del lado de la empresa.
Recordatorios de vencimiento
Un certificado o licencia con fecha de vencimiento se revisa cada mañana. La persona recibe aviso 30 días y 7 días antes; sus supervisores, a los 7 días. Cada recordatorio sale una sola vez: un documento que pasa una semana a doce días produce un mensaje, no siete.
- Un documento sin fecha de vencimiento se muestra como «sin vencimiento registrado», nunca como vencido. Un campo vacío es un hueco en los papeles, no un certificado caducado.
- Cambiar la fecha de vencimiento de una fila reinicia la cuenta regresiva.
- Archivar un documento detiene sus recordatorios.
Quién puede verlo
Propietarios, administradores y supervisores (quien pueda abrir Administrar equipo) ven el expediente de cada persona. Cada persona ve sus propios documentos en Mis documentos —incluido lo que la empresa archivó sobre ella— pero no las notas privadas del supervisor, y nunca el expediente de otra persona.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar un documento archivado por error?
No. Pulse Archivar: sale de la lista y se detienen sus recordatorios, y el registro de lo que había en el expediente se conserva.
¿Dónde llegan los recordatorios?
En la campana de notificaciones y como notificación push en cualquier teléfono donde la persona las haya activado.
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