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Les notes sur un client

Les notes en texte libre du dossier client : où les écrire, où elles apparaissent, et qui peut les lire.

Chaque dossier client a une boîte Notes. Elle sert à ce qu'un document ne peut pas porter — le code de la barrière, le chien, « toujours appeler avant 9 h », le fait que la dernière facture a demandé trois rappels. Les notes sont internes : elles ne sont jamais imprimées sur une soumission, une facture ou un courriel, et un client ne les voit jamais.

Vue d'ensemble

Les notes sur un client sont un seul champ de texte dans le dossier, pas un journal. Ce qui est dans la boîte est ce qui s'affiche ; il n'y a pas d'historique des notes précédentes, pas d'horodatage et pas d'auteur. S'il vous faut une trace datée de ce qui s'est passé, les notes du chantier et celles des visites portent une date — voir Les notes sur un chantier.

Comment ajouter ou changer une note

  1. Ouvrez le dossier du client et appuyez sur Modifier.
  2. Tapez dans la boîte Notes — sur le formulaire de nouveau client, c'est le dernier champ avant Créer le client.
  3. Appuyez sur Enregistrer. La note apparaît au bas de la carte de coordonnées, sous un trait fin.

Où la note apparaît

  • Dans le dossier du client, au bas de la carte de coordonnées, pour quiconque peut voir les informations complètes du client.
  • Dans les tâches suggérées — quand FieldQuo lit un chantier pour proposer une liste de vérification, les notes du client sont l'une de ses sources, avec les notes de la soumission, la portée des travaux et les notes des visites. Voir Les tâches suggérées.
  • Nulle part où un client peut la voir. Ni sur la soumission, ni sur la facture, ni sur le PDF, ni sur le portail, ni dans un courriel.
  • Pas sur la page du chantier. Une note dont l'équipe a besoin sur place va sur le chantier ou sur la visite, pas sur le client.

Qui peut les lire

Les notes voyagent avec le reste des informations complètes du client. Un membre dont le niveau Clients and Properties est View client name and address only — le profil Équipe — ne les reçoit jamais : le serveur retire les notes, le téléphone, le courriel et la personne-ressource du dossier avant de l'envoyer, et la page affiche Masqué par votre niveau d'accès à leur place. Tout le monde à partir de View full client and property info peut les lire ; les modifier demande View and edit full client and property info.

Écrivez les notes comme si le client pouvait demander à les voir. FieldQuo les garde privées, mais la loi sur la protection des renseignements personnels au Canada donne à une personne le droit de demander ce qu'une entreprise détient à son sujet — voir Vos données, celles de vos clients, et la suppression.

Questions fréquentes

Puis-je voir qui a écrit une note, ou quand?

Non. Le journal d'activité note qu'un client a été modifié et quels champs ont changé, mais un changement des notes seules n'y figure pas, et la note elle-même ne porte ni auteur ni date.

Y a-t-il aussi une note sur le chantier?

Oui — les chantiers et les visites ont leurs propres notes, que l'équipe peut lire sur son téléphone. Les notes sur le client sont la vue du bureau sur la personne ; les notes du chantier portent sur les travaux. Voir Les notes sur un chantier.

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