Les clients en double
FieldQuo n'a pas d'outil de fusion. Voici d'où viennent les doublons, ce que le produit fait déjà pour les éviter en convertissant des prospects et en important des travaux passés, et comment repérer et nettoyer ceux que vous avez.
Deux dossiers pour la même personne, c'est l'état ordinaire d'une liste de clientèle passée par une importation CSV et une année de prospects. FieldQuo ne vous empêche pas de créer un second « J. Smith », et il ne peut pas fusionner deux dossiers en un ensuite. Ce qu'il fait, c'est apparier avec soin aux deux endroits où des dossiers sont créés sans qu'une personne les tape — la conversion de prospects et l'importation de travaux passés — et vous donner une recherche qui trouve les doublons pour que vous cessiez d'utiliser l'un des deux.
Vue d'ensemble
Un client n'est jamais créé que par cinq choses : le formulaire Nouveau client, le formulaire de nouveau client du créateur de soumissions, l'importateur CSV, la conversion d'un prospect, et l'importation de travaux passés. Les trois premiers créent ce que vous leur donnez. Les deux derniers cherchent d'abord un client existant, selon des règles différentes, parce qu'un mauvais appariement est pire qu'un doublon — une soumission rattachée au mauvais propriétaire, personne ne le remarque avant que la facture parte.
Il n'y a pas de fusion
Il n'y a pas de bouton pour combiner deux dossiers clients, et pas de bouton de suppression dans un dossier. Un client qui a une soumission ou une facture ne peut jamais être supprimé, donc un doublon avec un historique reste. La réponse pratique est d'en choisir un, de continuer à l'utiliser, et de laisser l'autre tomber en désuétude — ses documents restent accessibles depuis la liste des clients.
Ne « corrigez » pas un doublon en recréant des documents sur l'autre dossier. Chaque soumission, chantier et facture garde le client pour lequel il a été rédigé, et les déplacer n'est pas possible à l'écran.
D'où viennent les doublons
- L'importation CSV crée un client pour chaque ligne qui a un nom. Elle ne vérifie pas si le nom, le courriel ou le téléphone existe déjà, donc importer deux fois le même fichier double la liste. Les lignes sans nom, ou dont le courriel ne peut pas recevoir de courrier, sont ignorées et comptées.
- Taper un client dans le créateur de soumissions alors que la même personne existe déjà sous une orthographe légèrement différente. La recherche du sélecteur est votre défense — cherchez avant d'ajouter.
- Une nouvelle demande avec un nouveau courriel ou un nouveau téléphone. La conversion d'un prospect apparie d'abord sur le courriel, puis sur le téléphone ; un client qui écrit d'une nouvelle adresse et d'un nouveau numéro, sans correspondance, devient un second dossier.
- Entreprise contre personne. « Rénovations Beaulieu » créée comme entreprise et « Marc Beaulieu » créé comme particulier sont deux dossiers, à dessein — l'un est l'entreprise, l'autre est la personne.
Ce que FieldQuo fait pour les éviter
| Où | Comment il apparie |
|---|---|
| Convertir un prospect en soumission | Le courriel du prospect est normalisé et cherché d'abord ; puis le téléphone. Une correspondance réutilise ce client. Ce n'est qu'en l'absence des deux qu'un nouveau dossier est créé. Voir Convertir un prospect en soumission. |
| Importer des travaux passés | Chaque ligne est appariée sur le nom du client seul, exactement mais sans tenir compte de la casse, et l'aperçu dit « client existant » avant que rien ne soit écrit. Un courriel différent sur la ligne n'empêche pas un appariement par le nom. Deux noms identiques au dossier se résolvent vers le dossier le plus ancien. Voir Importer des travaux passés. |
| La revue mensuelle dans Messages | Une conversation Facebook ou Instagram n'est liée à un client que sur un courriel ou un téléphone exact, ou un nom qui concorde aussi sur l'adresse. Un nom seul n'est jamais lié, et une égalité est signalée plutôt que tranchée. Voir La revue mensuelle. |
| Importer des clients depuis un CSV | Aucun appariement. Chaque ligne avec un nom devient un client — voir plus haut. |
Comment repérer et nettoyer les doublons
- Dans Clients, cherchez par numéro de téléphone d'abord, puis par courriel : ce sont les deux coordonnées qu'une personne a dû vous donner, et deux fiches pour un même numéro, c'est un doublon à coup sûr. Cherchez par nom de famille en dernier — deux fiches « Tremblay » dans une même ville sont souvent deux ménages.
- Ouvrez les deux dossiers. Les pieds de fiche vous disent lequel a l'historique — « 3 soumissions · 1 facture » contre « 0 soumission · 0 facture ».
- Gardez le dossier qui a l'historique. Recopiez ce qui est utile dans l'autre — une note, le pays, la langue — avec Modifier.
- Dans le dossier que vous retirez, mettez « DOUBLON — utiliser l'autre dossier » au début des Notes, et cessez de le sélectionner dans le créateur de soumissions. S'il n'a aucun document, demandez au soutien de le retirer.
Avant une importation CSV, cherchez quelques noms du fichier. S'ils sont déjà là, réduisez le fichier aux nouvelles lignes seulement — l'importateur ne le fera pas pour vous.
Questions fréquentes
FieldQuo m'avertira-t-il quand j'ajoute un client qui existe déjà?
Non. Ni le formulaire Nouveau client ni le créateur de soumissions ne vérifient un nom, un courriel ou un téléphone existant. Cherchez d'abord.
Le soutien peut-il fusionner deux dossiers pour moi?
Il n'y a pas de fusion dans le produit, pour le soutien non plus. Le soutien peut retirer un dossier qui n'a ni soumission ni facture ; un dossier avec des documents reste.
Importer deux fois un CSV crée-t-il des doublons?
Oui, un jeu complet. L'importateur crée chaque ligne qui a un nom et n'apparie pas avec les clients existants.
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