Les factures reflètent les soumissions
Pourquoi la facture que reçoit un client ressemble à la soumission qu'il a approuvée — mêmes sections, même image de marque, même formulation — et ce qu'une facture laisse volontairement de côté.
Un propriétaire qui a approuvé une soumission devrait reconnaître la facture comme sa jumelle. Dans FieldQuo, ce n'est pas un choix de style fait deux fois; la soumission et la facture sont rendues à partir des mêmes sections partagées, avec les mêmes calculs de couleur et la même formulation de métier, alors les deux ne peuvent pas diverger.
Vue d'ensemble
Chaque document destiné au client — le PDF de soumission, le PDF de facture, les courriels d'accompagnement et les copies du portail — est assemblé à partir d'une seule bibliothèque de sections : en-tête, coordonnées du client, articles groupés par portée, totaux, sommaire des paiements, modalités de paiement, déroulement des travaux, notes, bloc de signature et pied de page. Chaque section sait se dessiner en PDF et en courriel, alors le bloc des totaux d'une facture est celui de la soumission avec un autre chiffre dedans.
Les couleurs viennent de votre unique couleur de marque, mesurée pour le contraste plutôt que devinée — voir Configurer votre image de marque. L'argent vient de la facture elle-même; le contenu de métier — ce qui est inclus, ce qui pourrait changer le prix, le processus — vient de la soumission dont elle est issue.
Ce qui est repris de la soumission
- La portée, par métier — une carte par service, étiquetée comme la soumission l'a groupée (« Cuisine : installation des armoires »), avec les options cochées par le client en lignes distinctes.
- Ce que dit cette facture — les phrases « ce qui est inclus » et « ce qui pourrait changer le prix » que le client a déjà lues sur la soumission, tirées du même contenu de métier.
- Comment se déroulent les travaux — les étapes du processus avec leurs délais, et les notes de processus, marquées comme écrites sur la soumission ou comme valeur par défaut de votre entreprise.
- Modalités de paiement — les modalités de votre entreprise dans Profil de l'entreprise, montrées en jalons quand elles se lisent comme un calendrier et mot pour mot sinon.
- Les photos, la langue du client et la décision de taxe — une facture issue d'une soumission émise sans taxe est une facture sans taxe.
L'argent est copié, pas lié. Modifier la soumission après l'approbation ne change rien à la facture, et modifier la facture ne change rien à la soumission. Chaque document continue de dire ce qu'il disait quand le client l'a lu.
Ce qu'une facture laisse volontairement de côté
Le PDF de facture par défaut, c'est l'en-tête, les coordonnées du client, les articles, les totaux, l'Historique des paiements, les notes et le pied de page. Trois sections qu'une soumission porte sont retirées exprès : pas d'étapes de processus (les travaux sont faits), pas de bloc de signature (il ne reste rien à accepter) et pas de calendrier de paiement (le calendrier a déjà eu lieu — ce qui est dû maintenant, c'est le solde).
À la place, la facture met le solde en tête, pas le total. Sur une facture dont l'acompte est déjà payé, le courriel et le portail affichent en gros ce qui reste dû et listent les paiements reçus en dessous, parce qu'un total que le client a déjà réglé en partie se lit comme une double facturation.
Ce que vous voyez sur la page de la facture
Ouvrez n'importe quelle facture : l'article encadré au centre est le document du client, dans votre couleur : en-tête, Facture et son numéro (avec v2 une fois modifiée), Préparé pour, la date, l'échéance, Issue du devis avec un lien, les cartes de portée, Ce que dit cette facture, Comment se déroulent les travaux, Termes expliqués, notes, photos, la bande des totaux et Modalités de paiement. Tout ce qui est hors du cadre — les bandeaux, les boutons, le chantier, le panneau des coûts — est à vous et n'atteint jamais le client.
Paramètres → Modèles PDF a deux cartes, PDF de soumission et PDF de facture, chacune avec ses mises en page et les sections qu'elles portent. Réordonner ou retirer une section là change ce que le client reçoit; le miroir à l'écran suit les mêmes données. Voir Le PDF de soumission.
Questions fréquentes
Le client dit que la facture ne correspond pas à la soumission. Où regarder?
Ouvrez la facture et comparez les cartes de portée avec celles de la soumission. La facture porte le total accepté — le chiffre de la page sur laquelle le client a appuyé Approuver, options comprises — alors une différence est presque toujours une option qu'il a cochée ou une modification faite sur la soumission après l'approbation.
La facture peut-elle montrer une ligne de signature?
Non. Le Signature block est une section réservée aux soumissions — l'éditeur de modèles ne l'offre pas sur une mise en page de PDF de facture, parce que l'approbation a déjà eu lieu et qu'il ne reste rien à signer.
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