Enregistrer un paiement comptant, par chèque ou par virement Interac
Comment inscrire un paiement qui n'est pas passé par Stripe, ce que ça change sur la facture, et pourquoi il ne porte aucuns frais.
Tous les clients ne paient pas par carte. Quand l'argent est arrivé par virement Interac, par chèque ou comptant, vous l'enregistrez vous-même sur la facture pour que le solde, les tuiles, le tableau de bord et les rappels le sachent. Un paiement enregistré est un vrai paiement : la facture passe à Payée dès que le solde tombe à zéro et la tâche de relance se ferme d'elle-même.
Vue d'ensemble
Enregistrer un paiement est le bouton vert sur toute facture avec un solde dû. Il enregistre contre la version actuelle de la facture, vérifie le montant par rapport à ce qui reste dû, et refuse un doublon tapé deux fois coup sur coup. Il n'envoie rien au client ni à personne de votre équipe — vous êtes sur la page en train de le faire, alors une notification serait du bruit.
Comment enregistrer un paiement
- Ouvrez la facture et appuyez sur Enregistrer un paiement.
- Tapez le montant. Le texte indicatif montre le plafond : Montant (jusqu'à 2 260,00 $). Un chiffre au-dessus du solde est refusé, en anglais : « That's more than the … still owing on this invoice. »
- Choisissez le mode. La liste est celle de votre pays : Comptant, Virement Interac, Chèque et PayPal au Canada; Zelle, Venmo, Cash App, Virement bancaire (ACH), PayPal, Chèque et Comptant aux États-Unis.
- Ajoutez des Notes (facultatif) — le numéro du chèque, la référence du virement.
- Appuyez sur Enregistrer. Les totaux se mettent à jour, le bandeau lit Payée en totalité — 2 260,00 $ reçus. si ça règle tout, et la ligne apparaît sous Historique des paiements avec la date du jour et le mode.
Un paiement partiel est possible. La facture reste Envoyée, le bandeau lit 500,00 $ reçus sur 2 260,00 $. 1 760,00 $ restent dus. avec Relancer le paiement à côté, et la liste montre le solde avec Payé 500,00 $ en dessous.
Ce que ça change
- Le solde — recalculé à partir de chaque paiement de la famille de factures, net de tout remboursement ou litige déjà enregistré.
- Le statut — Payée quand plus rien n'est dû et que quelque chose a été reçu; la date de paiement est apposée à ce moment.
- La tâche de relance — « Follow up payment for INV-… » est résolue une fois le solde réglé.
- Le journal d'activité — « Recorded a cash payment of 500 on invoice INV-… ».
- Aucuns frais — un paiement manuel ne montre ni frais de traitement ni net déposé, plutôt que 0,00. Voir Frais de traitement des paiements et versements.
Il n'y a pas d'annulation d'un paiement enregistré depuis cet écran. Tapez le montant depuis le relevé bancaire, pas de mémoire, et servez-vous du champ de notes pour la référence.
Qui peut enregistrer un paiement
Enregistrer un paiement demande l'interrupteur Collect payments (encaisser des paiements), pas seulement le niveau sur les factures. Dans les profils, c'est le Manager, les administrateurs et le propriétaire. Un Dispatcher peut émettre et envoyer des factures, mais le serveur refuse son paiement avec un message « collect payments » — le bouton est sur la page, l'API est le contrôle.
Questions fréquentes
Le client a payé des frais de visite à la réservation. Puis-je les créditer?
Oui. Quand des frais de réservation ont été payés, la facture montre une carte Crédit de frais de visite avec Créditer sur la facture; le crédit apparaît dans l'historique des paiements comme crédit de frais de visite et réduit le solde. Voir Frais de réservation et acomptes de visite.
Puis-je enregistrer un paiement par carte pris sur mon propre terminal?
Pas depuis cette boîte de dialogue — elle offre les modes hors ligne de votre pays (comptant, virement Interac et chèque au Canada; Zelle, Venmo, Cash App, ACH, chèque et comptant aux États-Unis). Les paiements par carte via FieldQuo passent par Stripe et s'enregistrent d'eux-mêmes; une carte prise ailleurs est un mode que l'import des chantiers passés utilise, pas cet écran.
Le client reçoit-il un reçu?
Pas pour un paiement manuel. S'il en veut un, Renvoyer expédie la facture par courriel avec le paiement listé et le solde à zéro.
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