Paiements progressifs : comment chaque étape est demandée
Ce qui déclenche chaque étape d'un échéancier de paiement, ce que le client reçoit, comment la page du chantier affiche En attente, Demandé et Renoncé, et ce qui arrive quand les dates du chantier bougent.
Une fois un échéancier de paiement actif, accepter une soumission crée le chantier, la seule facture qui lui correspond, et une copie gelée de l'échéancier sur ce chantier : chaque étape avec sa part en dollars et, quand une date est connue, sa date d'échéance. L'acompte part aussitôt. Les autres partent lors d'un passage quotidien, à mesure que les dates du chantier arrivent.
Cet article suit une étape de « En attente » jusqu'à la boîte de réception du client. La mise en place de l'échéancier se trouve dans Acomptes et échéanciers de paiement.
Vue d'ensemble
Une étape est demandée exactement une fois. La demander envoie au client un courriel de facture qui met en vedette le montant propre de l'étape — « Facture INV-1042 — 1 200,00 $ » — avec le nom de l'étape en note et un bouton Payer qui encaisse ce montant, pas le solde entier. La première étape demandée est ce qui envoie la facture : elle marque la facture envoyée, à cette adresse, et la fait passer de brouillon à Envoyée.
Le fait qu'une étape ait été payée n'est pas suivi sur l'étape. Le solde de la facture y répond déjà, quel que soit le nombre de paiements d'étape arrivés, et un deuxième indicateur « payée » serait deux endroits qui peuvent se contredire.
Quand chaque étape part
| Déclencheur | Part quand | Exige |
|---|---|---|
| Acompte — à la création et à l'envoi de la facture | Dès que la soumission est acceptée, avant qu'aucune date existe | Une adresse courriel du client |
| Début du chantier | Le jour de la date de début du chantier, lors du passage quotidien | Une date de début sur le chantier |
| À mi-parcours du chantier | Le jour du milieu entre le début et la fin, compté inclusivement et arrondi vers le haut | Les deux dates, la fin pas avant le début |
| Fin du chantier (achèvement) | Le jour de la date de fin prévue du chantier | Une date de fin sur le chantier |
Le passage quotidien s'exécute une fois par jour, tôt le matin, sur chaque chantier qui a encore une étape en attente. Une étape dont la date est arrivée est demandée; une étape dont le client ne peut pas être joint par courriel (aucune adresse au dossier) reste en attente et est réessayée le lendemain.
Ce que le client reçoit
Chaque demande est le même courriel de facture que le bouton Envoyer utilise, dans la langue du client, depuis l'expéditeur de votre entreprise, avec trois différences :
- L'objet et l'en-tête portent le montant de l'étape — sa part — plutôt que le solde complet de la facture.
- Le nom de l'étape (« Acompte », « Début du chantier ») apparaît comme une ligne dans le courriel.
- Le lien Payer ouvre la facture dans l'espace client, pointée sur cette étape, pour que le bouton de paiement demande exactement cette part. Le montant est recalculé à partir de l'étape sur le serveur; rien dans le lien ne peut le changer.
Si Stripe n'est pas connecté, le courriel part quand même, avec Voir la facture au lieu de Payer, et le client paie par les modes que votre facture indique. Une demande d'étape ne réclame jamais plus que le vrai solde restant de la facture, même si les étapes ont été calculées avant une modification.
Sur la page du chantier
La carte Échéancier de paiement du chantier liste chaque étape avec sa part et l'un de trois états :
- En attente — pas encore demandée. Affiche Dû le {date} dès que la date est connue, ou pourquoi elle ne peut pas encore être programmée.
- Demandé — le client a reçu le courriel pour cette étape. Sa date est maintenant gelée.
- Renoncé (0 %) — une étape à 0 %, consignée comme partie sans courriel.
Les trois messages de blocage sont : « Pas encore programmable — définissez une date de début pour ce chantier », « Pas encore programmable — définissez une date de fin pour ce chantier », et « La date de fin précède la date de début — corrigez les dates du chantier ». Une étape bloquée est un état visible, jamais une étape sautée en silence.
Quand les dates du chantier bougent
La date d'échéance de chaque étape en attente est recalculée à partir des dates actuelles du chantier à chaque passage quotidien — elle n'est pas prise pour acquise depuis le jour où l'échéancier a été créé. Un chantier qui glisse d'une semaine entraîne ses étapes en attente avec lui. Une étape déjà demandée garde la date à laquelle elle a été demandée : un client à qui l'on a réclamé de l'argent à une date ne doit pas en voir une autre parce que le chantier a été replanifié ensuite.
Un chantier saisi après coup comme chantier passé ne reçoit jamais d'étapes, et n'envoie jamais de demande d'acompte pour des travaux déjà payés.
Modifications acceptées après l'acceptation
Les montants des étapes sont des pourcentages de la soumission acceptée et sont gelés pour trois raisons : le client a approuvé ces chiffres, une étape demandée a déjà été réclamée, et recalculer déplacerait de l'argent réel. La page du chantier le dit quand cela s'applique : « Ces étapes sont des pourcentages de la soumission acceptée et n'incluent pas 640,00 $ d'avenants acceptés. Ce montant est encaissé sur le solde de la facture, pas par une étape. »
Questions fréquentes
Puis-je demander une étape d'avance, à la main?
Pas depuis l'échéancier. Vous pouvez relancer la facture elle-même à tout moment — voir Rappels de facture et relances — ce qui réclame le solde restant complet.
Le client a payé l'acompte par virement Interac. L'étape le sait-elle?
Enregistrez-le sur la facture comme paiement manuel. Le solde de la facture baisse, et le lien de paiement de l'étape suivante est plafonné à ce qui reste dû.
Pourquoi la demande de mi-parcours est-elle partie au jour 3 d'un chantier de 5 jours?
Les durées impaires arrondissent vers le haut pour que la demande arrive une fois plus de la moitié du travail faite, jamais avant le milieu.
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