Estados financieros
El estado de pérdidas y ganancias, el flujo de caja, el resumen de impuesto sobre ventas y el balance parcial que FieldQuo construye con lo que ya registra: los controles de periodo y base, qué contiene cada línea, por qué algunas líneas dicen No disponible, y quién puede abrir la página.
Estados financieros ordena las filas que FieldQuo ya guarda — facturas, pagos, gastos, horas aprobadas, ciclos de nómina, préstamos — en los cuatro documentos que pide un contador, un prestamista o un corredor. Su subtítulo es la promesa: «a partir de lo que FieldQuo ya registra. Cada cifra dice qué contiene.» Nada en la página es un tipo nuevo de número; cada línea se puede abrir para mostrar de qué está compuesta, qué incluye y qué deja fuera.
Se llega desde el enlace Estados financieros bajo el título de Análisis, y desde Ver el desglose → en la sección Efectivo de la página de KPI.
Resumen
La página mantiene dos reglas. Primera, la base contable nunca es implícita: usted elige Caja o Devengo arriba, la elección se repite como frase completa encima de las cifras, y el estado de pérdidas y ganancias la nombra otra vez. Segunda, nada se muestra como $0.00 a menos que cero sea un hecho — una línea sin nada detrás dice Nada registrado, y una línea que FieldQuo no puede responder dice No disponible con el motivo, y no aporta nada a ningún total, que entonces se declara incompleto.
Las facturas modificadas se cuentan una vez, por el monto de la última versión, fechadas desde la original. Un pago de préstamo se reparte como lo reparte un contable: solo el interés es un costo en pérdidas y ganancias; el capital es dinero que sale y un pasivo más pequeño, nunca un gasto.
Qué hay en la pantalla
- Cinco botones de periodo — Este mes, El mes pasado, Este trimestre, Lo que va del año, El año pasado — y un par Desde / Hasta para cualquier otro rango. Los días se cuentan en UTC.
- Base contable — Caja (la predeterminada) o Devengo. Debajo, la frase de base y «Del {from} al {to}, en {currency}.»
- Con la base de devengo, un aviso ámbar: los costos de este estado siguen registrados en caja, porque FieldQuo no tiene un libro de facturas de proveedores, así que los ingresos van por devengo y los costos por caja — lea las dos mitades en consecuencia.
- Los cuatro estados — Pérdidas y ganancias, Flujo de caja, Impuesto sobre ventas cobrado, Balance (parcial) — cada línea con un chevrón que abre Compuesto por, Sumado a partir de, Incluye, No incluye y No se pudo incluir.
- Cosas que afectan estas cifras al final: horas todavía pendientes de aprobación, horas aprobadas trabajadas por alguien sin tarifa, un gasto general recurrente que está guardado como una sola fila y por eso aparece en un solo periodo, y hojas de tiempo que cuestan más que los ciclos de nómina aprobados.
Un periodo sin nada en absoluto — sin pagos, sin facturas emitidas, sin gastos, sin horas aprobadas, sin ciclos de nómina — muestra una sola frase en lugar de cuatro estados en cero: eso es una ausencia de registros, no un periodo de actividad cero.
Los cuatro estados
| Estado | Qué contiene | Qué no contiene |
|---|---|---|
| Pérdidas y ganancias | Ingresos sin impuestos; Materiales, subcontratistas y otros costos de trabajo; Mano de obra directa en trabajos (horas aprobadas a la tarifa de cada persona); Costo del trabajo realizado; Ganancia bruta; Gastos generales (renta, seguro, vehículos, administración); Otros costos operativos; Sueldos no cargados a un trabajo (ciclos de nómina menos la mano de obra ya en trabajos); Intereses de préstamos; Ganancia neta. | Impuesto sobre la renta, depreciación de vehículos y herramientas, retiros del propietario, capital de préstamos. |
| Flujo de caja | Dinero recibido (por método); Gastos pagados; Sueldos pagados (neto de los ciclos de nómina); Movimiento neto de la actividad registrada; y luego, aparte, los pagos de préstamo que los términos registrados dicen que vencen, repartidos en capital e interés. | Efectivo en banco, inicial y final — FieldQuo no guarda saldo bancario ni conexión bancaria. |
| Impuesto sobre ventas cobrado | Impuesto cobrado en las facturas emitidas, impuesto dentro del dinero realmente recibido, y cuántas facturas cobraron impuesto, lo tenían desactivado, no debían ninguno, o dicen que aplica impuesto sin cobrarlo. | Nada presentado ni remitido, impuesto pagado en compras, un desglose GST/QST, impuesto sobre reembolsos. La página lo dice con todas las letras: esto no es una declaración de impuestos. |
| Balance (parcial) | Dinero que le deben (facturas impagadas, por factura) y préstamos pendientes según los términos registrados. | Efectivo, activos fijos, inventario, facturas de proveedores, impuestos adeudados, patrimonio y todos los totales — mostrados como No disponible, para que el balance declare por sí mismo que no cuadra. |
Las etiquetas de línea y los motivos bajo una línea No disponible — «FieldQuo doesn't record this», «Your access doesn't include everyone's pay» — están hoy en inglés en la pantalla de todos los idiomas. Los encabezados, botones y nombres de periodo sí están traducidos.
Caja o devengo
Caja cuenta como ingresos el dinero recibido en el periodo y como costo el dinero gastado en él; una factura emitida y todavía sin pagar no es ingreso. Es la base con la que declaran la mayoría de los propietarios que operan su propio negocio, y cada cifra está respaldada por un pago o un gasto que realmente ocurrió. Devengo cuenta una factura en el periodo en que se emitió, pagada o no — pero solo para los ingresos. FieldQuo no tiene registro de facturas de proveedores, así que el lado de los costos sigue registrado en caja, y la página lo dice encima de los totales en lugar de llamar devengo a un estado mixto.
Elija la base con la que declara su contador y quédese en ella. Un estado de caja y uno de devengo para el mismo mes muestran legítimamente ingresos distintos, y la primera pregunta de cualquiera que lea un estado es cuál de los dos tiene en la mano.
Quién puede verlo
Un estado de pérdidas y ganancias es toda la base de costos de la empresa con los ingresos al lado, así que la puerta es la más amplia de este grupo: el interruptor Job costing, See prices, acceso a gastos de toda la empresa y la capacidad de gestionar usuarios. De los niveles incluidos, eso es Manager, administradores y el propietario. Crew, Estimator y Dispatcher quedan rechazados.
Un Manager ve la página sin nómina: Wages not charged to a job y Wages paid dicen No disponible — «Your access doesn't include everyone's pay» — y cada total que los contiene se declara incompleto, en lugar de mostrar en silencio un mes rentable al que le falta la masa salarial.
Preguntas frecuentes
¿Puedo descargar o imprimir los estados?
No — no hay PDF ni botón de exportación, y FieldQuo no exporta su contabilidad en archivos. Su contador puede ver la página con su propio acceso, o trabajar con el PDF de cada factura. Vea Qué entregarle a su contador.
¿Por qué mi estado de marzo no muestra renta?
Un gasto general recurrente se guarda como una sola fila, fechada una vez, y aparece solo en el periodo en que está fechada esa fila. FieldQuo no fabrica doce filas de renta que nadie ingresó. El aviso al pie de la página dice cuántos compromisos recurrentes hay registrados y cuántos caen en el periodo.
¿Por qué el balance no cuadra?
Porque es parcial y lo dice. FieldQuo no conoce su saldo bancario, sus activos fijos ni sus facturas de proveedores, así que el total de activos, el total de pasivos y el patrimonio se muestran como No disponible en lugar de como cero.
¿Por qué el interés de un préstamo está No disponible?
El préstamo no tiene tasa de interés registrada en Configuración → Gastos generales. Una tasa de cero no se distingue de una tasa que nadie tecleó, así que la línea dice a qué préstamo le falta una en lugar de contabilizar $0 de interés.
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