Suivi des dépenses et rythme de dépenses
L'écran Suivi des dépenses : les quatre cartes du mois, de quoi est fait le rythme de dépenses mensuel, pourquoi Autonomie affiche un tiret, le Résumé IA, les répartitions et la tendance, comment ajouter une dépense et ce que change chaque champ, et qui peut voir le cumul de l'entreprise.
Suivi des dépenses, c'est « Où va votre argent — par chantier, frais généraux et catégorie — plus votre rythme de dépenses mensuel. » C'est le même écran que vous ouvriez Dépenses sous Finances dans la barre latérale ou Suivi des dépenses sous Encaissement dans les Paramètres : un mois à la fois, quatre cartes en haut, puis les répartitions, la tendance sur six mois et les reçus récents.
Cet article porte sur cet écran et sur le formulaire Ajouter une dépense. L'importateur de relevé bancaire a son propre article, Importer des dépenses depuis un CSV bancaire. Les dépenses ne s'exportent pas ; pour ce qu'un comptable peut obtenir, voir Ce que vous pouvez remettre à votre comptable.
Vue d'ensemble
Une dépense dans FieldQuo est un montant daté avec une catégorie, éventuellement lié à un chantier, marqué frais généraux, marqué récurrent, ou rattaché à un véhicule. Ces quatre choix décident où elle apparaît : dans le coût de revient du chantier et dans la justesse des estimations, dans le rythme de dépenses, dans le coût d'exploitation du véhicule, ou simplement dans le total du mois. L'écran est un mois de ces lignes, additionnées de toutes les façons dont un entrepreneur s'en informe.
Ce qu'il y a à l'écran
- Reçus, Numériser un reçu, Importer depuis un CSV bancaire et Ajouter une dépense en haut à droite, et un sélecteur de mois (Mois précédent / Mois suivant).
- Dépenses suivies ce mois-ci — chaque dépense datée dans le mois, quelle que soit sa catégorie ou son association.
- Rythme de dépenses mensuel — « Frais généraux + salaires + dette » : ce que l'entreprise coûte à faire tourner pendant un mois, à partir des registres de Paramètres → Frais généraux. Il ne change pas avec le mois que vous consultez.
- Autonomie — des mois de trésorerie à ce rythme. Elle se lit — avec Ajoutez l'encaisse pour estimer : aujourd'hui, il n'y a nulle part dans FieldQuo où saisir l'encaisse, alors la carte reste un tiret. FieldQuo ne détient ni solde bancaire ni flux bancaire.
- Dépenses liées aux chantiers — les dépenses liées à un chantier ce mois-ci, avec Frais généraux {amount} · Général {amount} en dessous pour les deux autres sortes.
- Résumé IA — un bouton, Générer un résumé, qui écrit un paragraphe en langage clair sur les dépenses du mois dans votre langue. Voir plus bas.
- Répartition des dépenses mensuelles — Frais généraux, Salaires, Paiements de dette en barres, et Gérer salaires et dette vers la page Frais généraux.
- Dépenses par catégorie — les catégories de ce mois-ci, de la plus grosse à la plus petite, avec la part de chacune.
- Tendance sur 6 mois — une barre par mois, ce mois-ci en dernier.
- Dépenses récentes — les vingt lignes les plus récentes tous mois confondus, chacune étiquetée Frais généraux ou Lié au chantier, avec une icône de suppression.
Comment ajouter une dépense
- Appuyez sur Ajouter une dépense.
- Choisissez une Catégorie — Materials, Fuel & Vehicle, Tools & Equipment, Insurance, Rent & Utilities, Software & Subscriptions, Marketing, Permits & Licensing, Office Supplies, Meals & Travel, ou Other avec un Nom de catégorie personnalisée. Les catégories sont du texte libre en dessous; tout ce qui existe déjà dans vos données apparaît dans la répartition même si ce n'est pas dans la liste.
- Saisissez le Montant et la Date.
- Choisissez Associer à : Général, Un chantier (puis Choisir un chantier...), ou Frais généraux.
- Cochez Récurrent (alimente le rythme de dépenses ci-dessous) s'il s'agit d'un coût permanent, et choisissez Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
- Choisissez éventuellement un Véhicule (facultatif) et ajoutez des Notes, puis appuyez sur Ajouter une dépense.
Ce que change chaque contrôle
| Contrôle | Ce qu'il change |
|---|---|
| Associer à → Un chantier | Le montant tombe dans le coût de revient de ce chantier et dans la comparaison des matériaux de la Justesse des estimations, et il est compté dans Dépenses liées aux chantiers. Le calcul du coût de revient ne lit que les lignes de dépense — un achat coché sur la liste d'achats du chantier et jamais saisi ici lui est invisible. |
| Associer à → Frais généraux | La ligne est étiquetée Frais généraux, comptée dans le chiffre Frais généraux sous Dépenses liées aux chantiers, et, si elle est aussi récurrente, alimente le rythme de dépenses. |
| Récurrent + fréquence | La ligne est traitée comme un coût mensuel permanent : hebdomadaire × 4,33, annuel ÷ 12. Elle apparaît dans le rythme de dépenses, dans le coût par chantier de Paramètres → Frais généraux, et dans le registre des Coûts fixes qui s'y trouve — ce sont les mêmes lignes. Elle reste datée une fois, alors les états et le total du mois ne la comptent que dans un seul mois. |
| Véhicule | Le montant est imputé au coût d'exploitation de ce véhicule dans Véhicules. |
| Supprimer (l'icône de poubelle) | Retire la ligne sur-le-champ, sans confirmation, et chaque chiffre construit dessus change immédiatement. |
Le rythme de dépenses et le Résumé IA
Le rythme de dépenses est de la trésorerie : les dépenses de frais généraux récurrentes à leur équivalent mensuel, plus les lignes Salaires de Paramètres → Frais généraux (un salaire général horaire a besoin d'heures par semaine, sinon il ne contribue à rien), plus le Paiement mensuel complet de chaque prêt actif. L'amortissement n'en fait pas partie, parce qu'il ne déplace aucun argent. Le chiffre de coût qu'utilise le prix minimum est différent — voir Frais généraux et votre prix minimum.
Générer un résumé envoie les chiffres du mois — le total, les répartitions par catégorie et par association, le rythme de dépenses et ses composantes, l'autonomie, la tendance sur six mois — à l'IA FieldQuo avec l'instruction de n'utiliser que ces chiffres, et imprime trois ou quatre phrases dans votre langue. En dessous, des signalements que le code a levés de lui-même : une autonomie sous trois mois (jamais, tant que l'encaisse ne peut pas être saisie), une catégorie à 40 % ou plus du mois, ou un mois à 15 % ou plus au-dessus ou en dessous du précédent. Il est écrit à la demande, pas stocké, et il est effacé quand vous changez de mois.
Le bouton compte contre l'allocation IA FieldQuo mensuelle de l'entreprise et est refusé, avec le message d'allocation, une fois celle-ci épuisée. Seuls les propriétaires, les administrateurs et les Managers peuvent l'appuyer.
Qui peut le voir
Le cumul — les cartes, les répartitions, la tendance — exige l'accès aux dépenses de toute l'entreprise (« everyone's ») : Manager, les administrateurs et le propriétaire. La ligne Dépenses et la ligne des Paramètres sont toutes deux masquées pour quiconque est en dessous. Crew, Estimator et Dispatcher peuvent toujours enregistrer leurs propres dépenses sur leurs propres écrans et ne voient que leurs propres lignes; cette page ne leur est pas montrée.
Questions fréquentes
Comment remplir Autonomie ?
Vous ne pouvez pas aujourd'hui. La carte demande l'encaisse et aucun écran de FieldQuo ne l'accepte, alors Autonomie reste un tiret. Le rythme de dépenses mensuel est le chiffre qui est réel.
J'ai ajouté le loyer comme dépense normale. Pourquoi le rythme de dépenses est-il toujours à 0 $ ?
Seules les lignes marquées Récurrent avec une fréquence, et étiquetées Frais généraux, alimentent le rythme de dépenses. Ajoutez le loyer une fois en Récurrent / Mensuel / Frais généraux — ou sous Coûts fixes dans Paramètres → Frais généraux, qui écrit la même ligne.
Pourquoi le rythme de dépenses ne change-t-il pas quand je passe à un autre mois ?
Il est construit à partir des registres permanents, pas des reçus de ce mois-là. Dépenses suivies ce mois-ci et les répartitions suivent le mois; le rythme de dépenses est ce que l'entreprise coûte chaque mois.
Le résumé IA est-il enregistré quelque part ?
Non. Il est généré quand vous appuyez sur le bouton et affiché sur la page; le résumé mensuel est le compte rendu qui est stocké et envoyé par courriel.
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