Crear una factura

Resumen

Hay una factura por trabajo. Un presupuesto aprobado produce exactamente una factura, y una segunda aprobación (o una segunda pulsación del botón) devuelve la que ya existe en lugar de crear un duplicado que el cliente disputaría. Los pagos por etapas — un depósito, un saldo a la instalación — se solicitan en partes contra esa única factura, nunca como varias; ver Depósitos y calendarios de pago.

El número sigue al presupuesto: Q-2026-0008 se factura como INV-2026-0008, así que el par se lee de un vistazo. Una factura emitida sola no tiene número que tomar prestado y toma el siguiente de la secuencia.

Desde un presupuesto aprobado

1. Cuando el cliente aprueba en línea, nada que hacer: el trabajo, la factura en borrador y la tarea de seguimiento se crean por usted. Abra Cotizaciones, luego el presupuesto — una línea azul dice Ya convertida en factura con el número de factura como enlace.
2. Si el cliente dijo que sí por teléfono, abra el presupuesto, toque Obtener aprobación y luego La aprobaron. Se ponen en marcha las mismas cosas, factura incluida, y el registro de actividad anota «invoice INV-… drafted».
3. Un presupuesto aceptado que por alguna razón no tiene factura — aceptado antes de que esto existiera, o un tropiezo ese día — muestra Convertir en factura en la página del presupuesto. Construye la misma factura; tocarlo dos veces devuelve la que existe.
4. La nueva factura queda como Borrador. Ábrala, revísela y envíela — ver Enviar una factura.

Una factura independiente

1. Toque Nueva factura en la lista de facturas, o Crear → Factura en la barra lateral. El encabezado dice Nueva factura — Crea una factura independiente.
2. Bajo Cliente, escriba en Buscar clientes... y elija uno.
3. Bajo Artículos, complete Descripción, Cant. y Tarifa; el Importe se calcula. Agregar línea añade una fila, la × la quita.
4. Fije una Fecha de vencimiento. Sin ella, la factura nunca podrá aparecer atrasada y ninguna regla de recordatorio podrá dispararse.
5. Agregue Notas y, si sirve, Fotos y videos del cliente — se traen automáticamente cuando hay un presupuesto.
6. Revise la casilla Aplicar impuesto y la Tasa de impuesto, y luego toque Guardar como borrador o Guardar y enviar.

Qué cambia cada control

• Aplicar impuesto marcado o no se guarda como una decisión. Desmarcado escribe «sin impuesto» en el documento; marcado con una tasa lo cobra. Marcado sin nada calculado imprime Sin calcular en ámbar, y el envío se rechaza hasta que corrija la dirección del cliente o diga que de verdad no hay impuesto.
• La Tasa de impuesto se precarga desde la provincia o el estado del cliente. Cuando la ficha del cliente no puede responder, la página asume su propia provincia y lo dice en ámbar — elija un cliente con dirección registrada y se aplica la tasa real. Escribir en la casilla reemplaza la suposición.
• Costo y margen (interno — nunca se le muestra al cliente) — horas de la cuadrilla, materiales y gastos generales contra esta factura. Solo aparece para personas con el interruptor Job costing, y nada de lo que contiene llega al documento. Ver Costeo de trabajos.
• Guardar como borrador crea la factura y se detiene. Guardar y enviar la crea y luego la envía por correo; si el correo falla (sin dirección registrada, sin plan todavía), la factura queda guardada como borrador y la página le dice por qué.

Quién puede hacerlo

Crear una factura requiere facturas en View, create, and edit y el interruptor See prices: los perfiles Dispatcher y Manager, los administradores y el propietario. Convertir en factura requiere además el mismo nivel en presupuestos. Un Estimator ve las facturas pero no puede emitir una; Crew nunca las ve.

Preguntas frecuentes