Importer des dépenses depuis un CSV bancaire
Comment amener un export de relevé bancaire dans le Suivi des dépenses : le fichier que FieldQuo accepte, l'association des colonnes, les questions de signe et de date qu'il pose, l'étape de vérification où rien n'est encore enregistré, ce que deviennent les lignes importées, et ce qui arrête un doublon.
Au lieu de taper un mois de reçus, exportez un relevé de votre banque en CSV et appuyez sur Importer depuis un CSV bancaire dans le Suivi des dépenses. FieldQuo lit le fichier, vous demande quelle colonne est quoi, montre chaque ligne qu'il compte créer, et n'écrit rien tant que vous n'appuyez pas sur Importer {n} dépenses. Il n'y a pas de connexion bancaire : FieldQuo ne détient ni identifiants bancaires ni flux bancaire, alors le CSV est tout le chemin.
L'importateur est conçu pour refuser plutôt que deviner. Une colonne de dates qui pourrait se lire jour d'abord ou mois d'abord s'arrête et demande; un dépôt est ignoré comme « pas une dépense » plutôt que comptabilisé comme un coût négatif; une ligne qui correspond à quelque chose de déjà enregistré est exclue comme doublon.
Vue d'ensemble
La page est intitulée Importer des dépenses depuis un CSV — « Téléversez un relevé bancaire exporté, associez ses colonnes, puis vérifiez chaque ligne avant tout enregistrement. » Trois étapes : téléverser, associer, vérifier. Le navigateur ne lit le fichier que pour vous montrer les en-têtes et quelques lignes d'exemple; le serveur le relit pour construire la liste de vérification, alors ce que le navigateur montre n'est jamais pris pour le registre de ce qui sera créé.
Un fichier est un simple .csv d'au plus 5 000 lignes — quelques années de relevés d'un petit entrepreneur. Au-delà, les premières lignes sont lues et la page dit de répartir le reste dans un second fichier. Une feuille de calcul renommée en .csv, un fichier vide, ou un fichier avec des en-têtes et aucune ligne reçoivent chacun leur propre message.
Les trois étapes
- Choisir un fichier CSV ou déposez-en un.
- Associer les colonnes. Chaque colonne du fichier reçoit un menu déroulant : Date, Description, Montant, Débit (sortie d'argent), Crédit (entrée d'argent), Catégorie ou Ignorer. FieldQuo préremplit les en-têtes évidents, mais Continuer (n/3) ne s'active qu'une fois Date, Description et un montant — une seule colonne Montant ou une colonne Débit — associés.
- Répondez à la question de signe : « Dans ce fichier, l'argent sortant (une dépense) est indiqué par : » Des nombres négatifs, comme -45,00 ou Des nombres positifs, comme 45,00. La réponse présélectionnée vient du comptage des valeurs d'exemple; c'est un défaut, pas une décision.
- Vérifiez le Format de date détecté. Si les dates peuvent se lire dans les deux sens, choisissez Jour d'abord — 13/01/2024 est le 13 janvier ou Mois d'abord — 01/13/2024 est le 13 janvier. Si les dates ne sont pas reconnues du tout, la page le dit et s'arrête.
- Définissez une Catégorie par défaut — utilisée pour les lignes sans colonne de catégorie ou avec une cellule de catégorie vide — et continuez.
- Vérifier avant d'importer. « Rien n'est encore enregistré — décochez toute ligne indésirable et associez un chantier là où c'est pertinent. » Chaque ligne a une case à cocher et un menu déroulant Chantier; les décomptes se lisent « prêtes à importer », « exclues comme doublons », « n'ont pas pu être lues », « dépôts, pas des dépenses ».
- Appuyez sur Importer {n} dépenses. La page confirme « {n} dépenses importées. » avec Retour au suivi des dépenses et Importer un autre fichier.
Ce que la vérification décide pour chaque ligne
| Statut de la ligne | Ce que cela veut dire | Ce qui arrive |
|---|---|---|
| Prête à importer | Une date, une description et une sortie d'argent selon la convention de signe que vous avez confirmée. | Créée quand vous appuyez sur Importer, sauf si vous la décochez. |
| Doublon possible | Même date, même montant et même description (sans tenir compte de la casse, des accents ni des espaces) qu'une dépense déjà enregistrée pour l'entreprise, quelle que soit sa source — ou qu'une ligne antérieure du même fichier. | Exclue. L'étiquette la nomme; elle n'est pas écrite. |
| Dépôts, pas des dépenses | Un crédit selon la convention de signe — une entrée d'argent. La forme normale d'un relevé bancaire, pas une erreur. | Ignorée. Afficher les {n} lignes ignorées les liste. |
| N'ont pas pu être lues | Une date ou un montant vide ou illisible sur cette seule ligne. | Ignorée. Afficher les {n} lignes qui n'ont pas pu être lues les liste avec la raison. |
Les montants sont lus dans les formes que les banques exportent : « $1,234.56 », « (125.50) », « 125.50- », « 1.234,56 ». Les symboles et codes de devise sont retirés; le dernier séparateur d'une valeur est pris comme séparateur décimal.
Ce que deviennent les lignes importées
- Une dépense par ligne, datée du relevé, avec la description comme notes, la catégorie du fichier ou votre catégorie par défaut, et le chantier que vous avez choisi à la vérification (ou aucun).
- Ponctuelle, jamais récurrente, et non étiquetée Frais généraux. Un relevé, ce sont douze paiements de loyer distincts, pas une déclaration sur chaque mois à venir; les importer comme récurrentes compterait un loyer douze fois dans le rythme de dépenses. La page le dit : « Pour qu'une facture récurrente comme le loyer alimente le rythme de dépenses mensuel, ajoutez-la séparément dans Paramètres → Frais généraux. »
- Écrite une fois. Une réponse lente et un second clic ne peuvent pas doubler le lot — la session de vérification porte une seule clé, et une répétition dit « Ce fichier avait déjà été importé — rien de nouveau n'a été enregistré. »
- Revérifiée au moment de l'écriture : « {n} de plus correspondaient à une transaction enregistrée depuis l'ouverture de cette vérification et ont été ignorées. »
- Une seule entrée au Journal d'activité pour tout le lot, pas une par ligne.
Les lignes sont appariées sur la date, le montant et la description. Deux pleins d'essence de 45,00 $ réellement distincts à la même station le même jour ressembleront à un seul pour l'importateur; ne décochez rien, et ajoutez le second à la main si l'étiquette se trompe.
Qui peut le faire
Importer exige le même accès qu'enregistrer une dépense — le palier qui permet à une personne d'ajouter les siennes — alors quiconque a un palier Expenses au-dessus de none peut lancer l'importateur. Le bouton se trouve dans le Suivi des dépenses, qui n'est montré qu'à Manager, aux administrateurs et au propriétaire (accès aux dépenses de toute l'entreprise); la page qu'il ouvre n'exige rien de plus.
Questions fréquentes
FieldQuo peut-il se connecter directement à ma banque ?
Non. Il n'y a pas de flux bancaire et FieldQuo ne détient jamais d'identifiants bancaires. Exportez un CSV de votre banque et importez-le; la détection des doublons ignore d'où vient une ligne, alors réimporter plus tard un relevé qui chevauche ne crée rien deux fois.
Le fichier a une colonne Débit et une colonne Crédit. Laquelle associer ?
Les deux. Les lignes de débit deviennent des dépenses; les lignes de crédit sont ignorées comme dépôts. Si le fichier a plutôt une seule colonne Montant signée, associez-la et répondez à la question de signe.
Puis-je importer des matériaux sur un chantier ?
Oui — choisissez le chantier dans le menu Chantier à l'étape de vérification. La ligne compte alors dans le coût de revient de ce chantier et dans la Justesse des estimations.
Pourquoi mes dates étaient-elles décalées d'un mois ?
Elles ne peuvent pas l'être, par conception : quand le jour et le mois ne se distinguent pas d'après les valeurs, l'importateur s'arrête et demande. Si le fichier mélange les formes, il refuse la colonne et le dit.
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