Les acomptes sur les soumissions
Un acompte, c'est une ligne de vos conditions de paiement qui s'imprime sur chaque soumission en carte de pourcentage — et, avec un échéancier de paiement activé, une demande de facture qui part toute seule dès que le client approuve.
Un propriétaire qui vient d'approuver un chantier s'attend à ce qu'on lui demande un acompte ; un entrepreneur qui doit penser à le demander l'oublie souvent. FieldQuo imprime votre acompte sur la soumission pour que le client y consente en signant, et — si vous activez l'échéancier de paiement — le demande automatiquement à l'approbation.
Deux réglages font cela, et ils vivent l'un au-dessus de l'autre sous Paramètres → Profil de l'entreprise. Le premier ne fait qu'imprimer. Le second imprime et facture.
Vue d'ensemble
Sous Description des travaux et conditions, la case Conditions de paiement est un texte libre lu tel quel sur le document : « 50 % de dépôt, solde à la fin — ou Net 30 ». Un texte que FieldQuo peut lire comme un échéancier — deux pourcentages ou plus totalisant environ 100 — s'imprime en cartes sur la page d'approbation et le PDF ; tout autre texte s'imprime comme vous l'avez écrit ; laissé vide, la section n'apparaît pas du tout plutôt que d'inventer un échéancier pour vous.
Un acompte sur une soumission n'est pas les frais de visite qu'un client paie en réservant un rendez-vous. Ces frais sont perçus sur la page de réservation et crédités sur la facture plus tard — voir Frais de réservation et dépôts de visite.
Les deux façons de le régler
| Réglage | Ce que le client voit | Ce qui se passe à l'approbation |
|---|---|---|
| Conditions de paiement (texte libre) | Vos mots, ou des cartes de pourcentage si le texte se lit comme un échéancier, sur la page d'approbation et le PDF. | Un chantier et une seule facture brouillon pour le total approuvé complet. Rien n'est demandé tant que vous n'envoyez pas la facture. |
| Échéancier de paiement (étapes) | Les mêmes cartes de pourcentage, générées à partir des étapes pour que le document corresponde toujours à ce qui est facturé. | L'étape Acompte est envoyée au client aussitôt comme demande de sa part exacte, avec un lien de paiement plafonné à ce montant. Les étapes suivantes se déclenchent selon les dates du chantier. |
Comment régler un acompte qui se facture tout seul
- Ouvrez Paramètres → Profil de l'entreprise et trouvez Échéancier de paiement — désactivé par défaut ; il s'active en ajoutant une étape.
- Appuyez sur Ajouter une étape. Réglez Quand sur Acompte — à la création et à l'envoi de la facture, nommez-la, et donnez-lui son Pourcentage.
- Ajoutez le reste — Début du chantier, À mi-parcours du chantier, Fin du chantier (achèvement) — jusqu'à ce que Total affiche 100 %. L'enregistrement refuse tout le reste : « Les étapes doivent totaliser exactement 100 % avant de pouvoir être enregistrées. »
- Appuyez sur Enregistrer l'échéancier. Le texte Conditions de paiement au-dessus est réécrit à partir des étapes et se verrouille, pour que le document et la facturation ne puissent jamais se contredire.
- Pour revenir au texte libre, appuyez sur Désactiver — revenir au texte libre. Les chantiers déjà en cours gardent les étapes qu'on leur a données.
La part d'une étape est calculée sur le total approuvé, suppléments compris, et le courriel d'acompte ne porte un lien de paiement que si Stripe est connecté avec les encaissements activés. Sans Stripe, la demande part quand même ; le client paie par le moyen que vous consignez à la main.
Ce qui se passe à l'approbation
- Le chantier est créé et une seule facture brouillon est émise pour le total approuvé — une facture par chantier, demandée par étapes, jamais une facture par étape.
- Chaque étape devient une ligne sur le chantier avec son pourcentage, son montant et son déclencheur. L'acompte n'a pas besoin de date, il part donc immédiatement : un courriel au client, dans la langue de la soumission, demandant le montant de cette étape et menant à son portail.
- La facture est marquée Envoyée par cette première demande. Les étapes liées au début, à la mi-parcours et à la fin attendent les dates du chantier et sont recalculées quand ces dates bougent.
- Une étape à 0 % est renoncée plutôt qu'envoyée par courriel — une demande de 0 $ est pire que rien.
Qui peut le régler
Paramètres → Profil de l'entreprise, y compris les conditions de paiement et l'échéancier, demande quelqu'un qui peut gérer l'équipe : Dispatcher, Manager, les administrateurs et le propriétaire. Les lignes d'étapes d'un chantier sont visibles par quiconque peut voir la facture de ce chantier.
Questions fréquentes
Puis-je demander un acompte avant que le client approuve ?
Pas depuis la soumission. La demande d'acompte est déclenchée par l'approbation, parce que c'est le moment où le client a accepté le montant. Pour retenir une plage de visite avec de l'argent d'avance, utilisez plutôt les frais de visite de la page de réservation.
Pourquoi ma soumission n'affiche-t-elle aucune section de paiement ?
Les conditions de paiement sont vides. FieldQuo n'imprime rien plutôt que d'inventer un échéancier. Tapez vos conditions — ou ajoutez une étape — sous Paramètres → Profil de l'entreprise.
Le client a approuvé et aucun courriel d'acompte n'est parti.
Vérifiez trois choses : l'échéancier est actif avec une étape Acompte ; le client a une adresse courriel ; et la facture a été émise (une soumission saisie comme chantier passé n'en émet aucune). La ligne d'étape sur le chantier dit si elle est en attente ou demandée, et un acompte en attente est retenté.
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