Aprobación y firma en línea

Resumen

La página de aprobación es pública — cualquiera con el enlace puede ver el presupuesto y aprobarlo, y por eso la pantalla Obtener aprobación dice que se envíe solo al cliente. Se abre solo una vez que el presupuesto está Enviada; el enlace de un borrador sigue cerrado. Se muestra en el idioma propio del presupuesto y en los colores medidos de su marca, así que es el mismo documento que el PDF.

El enlace se crea la primera vez que usted envía el presupuesto y se muestra en Obtener aprobación como Enlace del cliente, con Copiar, Vista previa de lo que ven y Reemplazar enlace. Reemplazar anula el enlace anterior — úselo si la persona equivocada recibió una copia, sabiendo que cualquier correo ya enviado dejará de funcionar.

Qué ve el cliente

• Su logotipo y su nombre, el número de presupuesto, la fecha Válida hasta, y el nombre del cliente.
• Cada servicio con su párrafo de alcance, Qué incluye, las líneas y el subtotal, y luego Qué podría cambiar este precio.
• Extras opcionales como casillas, si usted ofreció alguno — el total se actualiza a medida que marca. Vea Extras opcionales que el cliente puede aceptar.
• Cómo se realiza el trabajo, sus notas, y Condiciones de pago como tarjetas de porcentaje cuando usted definió un calendario.
• Un panel de financiamiento, si su empresa tiene el financiamiento activado.
• Aprobar este presupuesto en verde y Rechazar — y luego, al aprobar, Su nombre completo, una casilla Firma donde dibujar, la línea de consentimiento «Acepto que firmar aquí es mi firma electrónica y aprueba este presupuesto por $12,450.00», y Sí, aprobar.

Cómo se procesa una aprobación

1. El cliente pulsa Aprobar este presupuesto. La página pregunta ¿Aprobar este presupuesto por $12,450.00? y, si hay extras marcados, dice cuánto de eso son extras.
2. Escribe su nombre, dibuja en la casilla de firma y marca la línea de consentimiento. Sí, aprobar sigue desactivado hasta que estén los tres.
3. El servidor comprueba que el presupuesto siga Enviada y no vencido, vuelve a valorar los extras marcados con sus propias filas, y rechaza una aprobación sin nombre, sin trazo o sin consentimiento — una firma vacía nunca puede hacer las veces de una.
4. El registro de firma se guarda en el presupuesto y el estado pasa a Aprobada, con el subtotal, el impuesto y el total aprobados congelados en él.
5. El cliente ve Aprobado — gracias y recibe el PDF firmado por correo; usted recibe el correo descrito abajo.

Qué pasa después

• Se crea un trabajo, listo para programar, y una factura en borrador por el total aprobado. Si hay un calendario de pagos activo, el anticipo se solicita de inmediato — vea Anticipos en los presupuestos y Qué pasa cuando se aprueba un presupuesto.
• El propietario y los administradores reciben un correo: «Jane Doe approved Q-2026-0012» — «plus $340.00 in extras» si se marcó alguno — con el PDF firmado adjunto y un enlace al presupuesto.
• El cliente recibe el PDF firmado con una nota corta en el idioma del presupuesto: «Gracias por aprobar su presupuesto con Easy Roofers Inc. Se adjunta una copia para sus registros.»
• El lead vinculado pasa a Ganada, el registro de actividad anota «accepted by the client — job created, ready to schedule», y se dispara una notificación.
• Un Rechazar registra el momento y el motivo si lo escribió, pasa el lead a Perdida, y envía un correo al propietario y a los administradores. La página del cliente dice que se le notificó a usted y que llame si fue un error.

Qué contiene el registro de firma

La misma evidencia que vende un proveedor de firma electrónica de pago, sin el proveedor: un resumen criptográfico del contenido valorado exacto en el momento de firmar, más quién, cuándo y desde dónde.

• El nombre escrito, la firma dibujada como imagen, y la marca de consentimiento.
• La hora de la firma, la dirección de red y el navegador del cliente — aportados por el servidor, nunca por la página.
• Una huella del número de presupuesto, las líneas, los grupos de alcance, los extras elegidos y los totales. Cualquier cambio posterior a esos datos hace que la huella deje de coincidir, y así se detecta una alteración.
• El PDF firmado, regenerado con la firma y enviado por correo a ambas partes, es la copia para el archivo.

Cuando aprobaron por teléfono

Un sí dado en una cocina sigue siendo un sí. Obtener aprobación tiene Registrar su respuesta — «Si te lo dijeron por teléfono o en persona, regístralo aquí para que el flujo se mantenga preciso.»

1. Abra el presupuesto y pulse Obtener aprobación.
2. Pulse La aprobaron, o La rechazaron y anote por qué.
3. Todo lo que pone en marcha una aprobación firmada ocurre — trabajo, factura en borrador, calendario, lead —, pero no se guarda ninguna firma, y el presupuesto no muestra registro de firma.

Preguntas frecuentes