Seguimientos
Reglas que envían una plantilla por correo un tiempo determinado después de que una consulta, presupuesto, factura o trabajo alcanza un estado — los cuatro desencadenantes, el retraso y cuándo se detiene una regla.
Configuración → Seguimientos es donde configura el seguimiento automático: «tres días después de enviar un presupuesto sin respuesta, enviar este correo»; «cinco días después de que una factura venza, enviar aquel». Cada regla es un desencadenante, un retraso y una plantilla de correo. FieldQuo revisa las reglas una vez al día, envía a quien cumpla las condiciones y se detiene en el momento en que el cliente actúa.
Resumen
La pantalla es una lista de reglas bajo un esquema de solo lectura llamado Cómo se ejecutan, dibujado a partir de las propias reglas: Desencadenante → Esperar → Enviar correo → Se detiene. Varias reglas pueden compartir un desencadenante — un recordatorio suave a los tres días y uno más firme a los siete — y el esquema las apila en el orden en que se disparan.
Una regla necesita una plantilla de correo del tipo correcto. Solo se ofrecen plantillas de tipo Seguimiento, Marketing o Personalizado, nunca una plantilla de presupuesto, de instrucciones o de recibo. Sin ninguna de esas, la pantalla lo dice y lo remite a Plantillas de correo; el botón Nueva regla sigue desactivado hasta que exista una.
Qué hay en la pantalla
- Seguimientos — Envía automáticamente una plantilla un tiempo determinado después de que una cotización, factura o trabajo alcance cierto estado, sin recordatorios manuales. y el botón Nueva regla.
- Cómo se ejecutan — el esquema, una columna por desencadenante, que muestra la espera de cada regla, su plantilla y las condiciones de parada. Una regla en pausa se dibuja como omitida.
- La lista de reglas — el nombre de cada regla, En pausa cuando está apagada, una línea como «3 días después de Cotización enviada, sin respuesta → Seguimiento de cotización», las dos frases de parada, y luego Pausar o Activar y un botón de eliminar.
- Aún no hay reglas de seguimiento. para una empresa nueva.
Cómo crear una regla
- Abra Configuración → Seguimientos y pulse Nueva regla.
- Póngale un Nombre de la regla (opcional) — en blanco, toma el nombre del desencadenante.
- Elija el Desencadenante. La frase bajo el desplegable dice exactamente cuándo se dispara.
- Defina el Retraso y su Unidad (horas o días). Cada desencadenante propone un valor predeterminado razonable.
- Elija la Plantilla a enviar entre sus plantillas admisibles.
- Pulse Crear regla. Queda activa de inmediato y se considerará en la próxima ejecución diaria.
Elegir Consulta nueva, nadie respondió muestra una línea adicional: una consulta aún no tiene presupuesto, así que los campos de presupuesto de una plantilla ({{quoteUrl}}, {{quoteTotal}}, {{quoteNumber}}) salen vacíos. Igual puede completar el nombre, el teléfono y la dirección del cliente, los datos de su empresa y el servicio por el que preguntó.
Los cuatro desencadenantes
| Desencadenante | Se dispara cuando | Retraso predeterminado | Se detiene |
|---|---|---|---|
| Consulta nueva, nadie respondió | una consulta lleva en «nueva» el tiempo del retraso sin presupuesto y sin que nadie la marque contactada | 2 días | cuando la consulta se marca contactada, cotizada, ganada o perdida |
| Cotización enviada, sin respuesta | el presupuesto lleva en «enviado» el tiempo del retraso sin aceptar ni rechazar | 3 días | en cuanto el cliente acepta o rechaza el presupuesto |
| Factura vencida | una factura impaga supera su vencimiento por el tiempo del retraso | 5 días | en cuanto se paga la factura |
| Trabajo completado | un trabajo lleva marcado como completado el tiempo del retraso — un agradecimiento o una solicitud de reseña | 2 días | si el trabajo se reabre |
Cómo se ejecutan las reglas
- Las reglas se revisan una vez al día, no en el instante en que se cumple el retraso. Un correo llega en la primera ejecución después de cumplido el retraso.
- Cada presupuesto, factura, trabajo o consulta recibe el correo de una regla dada una sola vez. Dos reglas sobre un mismo desencadenante son dos correos; una regla nunca se repite.
- Se omiten los clientes sin dirección de correo registrada.
- El correo sale desde su propio dominio cuando ha verificado uno, y si no, desde la dirección compartida de FieldQuo con el nombre de su empresa — vea Dominio de correo. Las respuestas van al correo de su empresa.
- Trabajo completado es un envío de marketing: un cliente que se dio de baja de su correo de marketing se omite, y el correo lleva un enlace para darse de baja. Los otros tres son transaccionales y siempre salen.
Quién puede verlo
Propietarios, administradores y los niveles Despachador y Encargado. Crear, pausar y eliminar una regla necesitan ese acceso, así que la fila se oculta a todos los demás. Las reglas son de toda la empresa: no hay seguimiento por persona.
Preguntas frecuentes
¿Pausar una regla cancela los correos ya enviados?
No. Detiene los envíos futuros. Lo ya entregado sigue entregado, y la regla recuerda a quién escribió, así que activarla otra vez no reenvía.
¿Qué pasa si elimino la plantilla que usa una regla?
La regla muestra (plantilla eliminada) y no envía nada. Elimine la regla o cree una nueva con otra plantilla.
¿Puede una regla enviar un mensaje de texto en vez de un correo?
No. Las reglas de seguimiento son solo por correo. Los mensajes de texto que envía FieldQuo son los dos de Mensajes de clientes.
¿Por qué el correo llegó un día después de mi retraso?
Las reglas se ejecutan en un horario diario. Un retraso de 3 días significa que el correo sale en la primera ejecución diaria después del tercer día, no a la hora exacta.
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