Gestionar una visita reservada
La página detrás del botón de cambiar o cancelar del correo de confirmación: qué ve el cliente, cómo mueve o cancela una visita dentro de su aviso, qué pasa con la tarifa de visita, y qué se le informa a usted.
Cada correo de confirmación de reserva lleva un solo botón para cambiar o cancelar la visita. Abre una página con su membrete con los detalles de la visita y dos opciones — Cambiar la hora y Cancelar esta visita — mientras su plazo de aviso lo permita. Dentro de ese plazo la página lo dice, con palabras que nombran su política, y le da en cambio su número de teléfono.
El dinero sigue sus reglas, no las del cliente. Una tarifa pagada se traslada cuando mueve la visita, y en una cancelación se devuelve solo si usted lo activó y canceló a tiempo.
Resumen
El enlace es un token largo y aleatorio creado al confirmar la reserva; está en el correo de confirmación y en el correo enviado tras un cambio de hora, y en ningún mensaje de texto. La página está escrita en el idioma del presupuesto al que se refiere la visita, o si no en el idioma predeterminado de su empresa.
Qué hay en la página
- Su logotipo y su nombre, Su visita, el tipo de evento, y Sobre su presupuesto Q-1042 cuando la visita está ligada a un presupuesto.
- Cuándo — la ventana de llegada que usted promete («entre 8:30 AM y 10:30 AM») o la hora exacta, en la zona horaria de su empresa.
- Dónde — la dirección con «Vamos a su domicilio», o «Llamada telefónica — le llamaremos», o «Videollamada — le enviaremos un enlace por correo».
- Depósito de $49.00 pagado cuando se cobró una tarifa de visita.
- ¿Necesita cambiar algo? con Cambiar la hora y Cancelar esta visita — o, cuando la visita ya no puede cambiarse aquí, la razón y «Llame a [Su empresa] al [teléfono] — todavía pueden moverla por usted.»
- «¿Preguntas? Llame a [Su empresa] al [teléfono].»
Cambiar la hora
- Pulsa Cambiar la hora. Elija una nueva hora muestra el mismo calendario que la página de reservas, ofreciendo solo espacios libres y al menos a su plazo de aviso de distancia.
- Elige un día y una hora y pulsa Mover mi visita aquí (o Mantener mi hora actual para retroceder).
- La página dice Su visita se ha movido — «Se ha avisado a [Su empresa], y le llegará una nueva confirmación.» Una tarifa ya pagada se traslada; no se cobra ni se devuelve nada.
Si el espacio se lo llevó otra persona mientras tanto: «Esa hora acaba de ocuparse. Elija otra.» Si está demasiado cerca: «Esa hora no les da aviso suficiente. Elija una más tarde.»
Cancelar, y qué pasa con la tarifa
Cancelar esta visita pregunta «¿Cancelar esta visita?» — «Se avisará a [Su empresa] de inmediato y su hora volverá a quedar libre.» — con Mantener mi visita y Sí, cancelar. Bajo la pregunta, cuando se pagó una tarifa, una de tres frases dice qué hará su política con ella:
| Qué dice la página | Cuándo |
|---|---|
| «Su depósito de $49.00 se devolverá a la tarjeta con la que pagó.» | Devolver la tarifa de visita si cancelan a tiempo está activado, y cancela con al menos el aviso de devolución. |
| «Su depósito de $49.00 no se devuelve automáticamente — póngase en contacto con ellos al respecto.» | El interruptor de devolución está desactivado (el valor predeterminado), o está dentro del aviso de devolución. |
| «Su depósito de $49.00 ya fue devuelto.» | Usted lo devolvió a mano antes de que cancelara. |
Tras Sí, cancelar, la página dice Visita cancelada — «Se ha avisado a [Su empresa]. Si fue un error, póngase en contacto y le buscarán otra hora.» — y, cuando aplica una devolución, «Su depósito de $49.00 está en camino de vuelta. Puede tardar unos días en aparecer en su extracto.» La devolución es el monto realmente pagado, devuelto a la misma tarjeta; la comisión de procesamiento de la tarjeta no se le devuelve a usted. Si Stripe no puede hacer la devolución, no se cancela nada y la página lo dice.
Cuándo la página se niega
- «[Su empresa] pide un aviso de al menos 24 horas, así que esta visita ya no se puede cambiar aquí.» — dentro de su plazo de aviso. El número es el suyo.
- «Esta visita ya tuvo lugar.» / «Esta visita ya fue cancelada.»
- «Esta visita aún no está confirmada — el pago no se ha completado.» — una tarifa todavía en proceso de pago.
- Un enlace desconocido o reemplazado da una página simple que indica que el enlace no es válido.
Qué ve usted de su lado
- La cita se mueve o se marca como cancelada en Citas; el espacio anterior vuelve a estar disponible de inmediato.
- La dirección de correo de su empresa recibe una carta: una reserva se movió — «[Cliente] movió su Kitchen design consultation con el enlace de su correo de confirmación.» — o una reserva fue cancelada, con la mención de que la tarifa de visita de $49.00 se devolvió automáticamente según su política, o de que NO se devolvió.
- El cliente recibe el espejo: Su visita se ha movido con la nueva hora, o el aviso de cancelación con la frase sobre la tarifa.
La carta de oficina va a la dirección de correo de la empresa en Configuración → Configuración de la empresa. No hay notificación en la aplicación por un cambio o una cancelación del cliente.
Lo que usted controla
| Ajuste en Configuración → Página de reservas → Cambios y cancelaciones | Qué hace |
|---|---|
| Aviso que necesita para cambiar o cancelar (horas) | Hasta qué cercanía de la visita la página sigue ofreciendo Cambiar la hora y Cancelar esta visita; 24 horas si nunca lo definió. Una hora nueva también debe estar al menos a esa distancia. |
| Devolver la tarifa de visita si cancelan a tiempo | Desactivado hasta que usted lo active. Desactivado, una cancelación se hace igual y la tarifa se queda con usted. |
| Aviso necesario para recuperar la tarifa (horas) | Solo con el interruptor activado. En blanco significa el mismo aviso de arriba; más largo crea un margen en el que aún puede cancelar pero la tarifa se queda con usted. |
| ¿Qué le prometes al cliente? | Si Cuándo muestra una hora exacta o una ventana de llegada. |
Las líneas de vista previa bajo los campos le repiten la política con las palabras del cliente — «Los clientes pueden cancelar o mover una visita hasta 24 horas antes de que empiece. Después de eso tienen que llamarle.» — para que la frase en la página del cliente y su ajuste no puedan contradecirse.
Quién puede cambiarla
La página del cliente está abierta a quien tenga el enlace. La política en Configuración → Página de reservas requiere el nivel Gerente o superior — un propietario, un administrador, un Gerente o un Despachador.
Preguntas frecuentes
¿El cliente puede mover una visita a mañana a las 8 de esta noche?
Solo si su aviso lo permite. Con 24 horas de aviso, tanto la visita que mueve como la hora nueva deben estar al menos a un día; si no, la página le dice que le llame.
El cliente canceló y la tarifa no se devolvió. ¿Por qué?
El interruptor de devolución está desactivado por defecto — una tarifa de visita es su dinero desde el momento en que se cobra. Active Devolver la tarifa de visita si cancelan a tiempo, o devuélvala a mano desde el pago.
¿Mover una visita cobra algo?
No. Una tarifa ya pagada se traslada a la hora nueva; la página del cliente y ambos correos lo dicen.
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