Approbation et signature en ligne

Vue d'ensemble

La page d'approbation est publique — toute personne disposant du lien peut voir la soumission et l'approuver, et c'est pourquoi l'écran Faire approuver dit de ne l'envoyer qu'au client. Elle ne s'ouvre qu'une fois la soumission Envoyée ; le lien d'un brouillon reste fermé. Elle est rendue dans la langue propre de la soumission et dans les couleurs mesurées de votre marque, donc c'est le même document que le PDF.

Le lien lui-même est créé au premier envoi de la soumission et affiché sous Faire approuver comme Lien client, avec Copier, Aperçu de ce qu'ils voient et Remplacer le lien. Remplacer désactive l'ancien lien — servez-vous-en si la mauvaise personne a reçu une copie, en sachant que tout courriel déjà envoyé cessera de fonctionner.

Ce que le client voit

• Votre logo et votre nom, le numéro de soumission, la date Valide jusqu'au, et le nom du client.
• Chaque service avec son paragraphe de portée, Ce qui est inclus, les lignes et le sous-total, puis Ce qui pourrait modifier ce prix.
• Options supplémentaires en cases à cocher, si vous en avez offert — le total se met à jour à mesure qu'il coche. Voir Suppléments optionnels que le client peut accepter.
• Déroulement des travaux, vos notes, et Modalités de paiement en cartes de pourcentage quand vous avez défini un échéancier.
• Un panneau de financement, si votre entreprise a le financement activé.
• Approuver cette soumission en vert et Refuser — puis, sur Approuver, Votre nom complet, une case Signature où tracer, la ligne de consentement « J'accepte que ma signature ici constitue ma signature électronique et approuve cette soumission pour 12 450,00 $ », et Oui, approuver.

Comment une approbation passe

1. Le client appuie sur Approuver cette soumission. La page demande Approuver cette soumission pour 12 450,00 $ ? et, si des suppléments sont cochés, dit quelle part en est.
2. Il tape son nom, trace dans la case de signature et coche la ligne de consentement. Oui, approuver reste désactivé tant que les trois n'y sont pas.
3. Le serveur vérifie que la soumission est encore Envoyée et non expirée, retarife les suppléments cochés d'après ses propres lignes, et refuse une approbation sans nom, sans trace ou sans consentement — une signature vide ne peut jamais en tenir lieu.
4. L'enregistrement de signature est conservé sur la soumission et le statut devient Acceptée, avec le sous-total, la taxe et le total approuvés figés dessus.
5. Le client voit Approuvée — merci et reçoit le PDF signé par courriel ; vous recevez le courriel décrit ci-dessous.

Ce qui se passe ensuite

• Un chantier est créé, prêt à planifier, et une facture brouillon pour le total approuvé. Si un échéancier de paiement est actif, l'acompte est demandé aussitôt — voir Les acomptes sur les soumissions et Ce qui se passe quand une soumission est approuvée.
• Le propriétaire et les administrateurs reçoivent un courriel : « Jane Doe approved Q-2026-0012 » — « plus $340.00 in extras » si des suppléments ont été cochés — avec le PDF signé joint et un lien vers la soumission.
• Le client reçoit le PDF signé avec une courte note dans la langue de la soumission : « Merci d'avoir approuvé votre soumission avec Easy Roofers Inc. Une copie est jointe pour vos dossiers. »
• Le lead lié passe à Gagnée, le journal d'activité note « accepted by the client — job created, ready to schedule », et une notification part.
• Un Refuser consigne le moment et la raison s'il en a tapé une, passe le lead à Perdue, et envoie un courriel au propriétaire et aux administrateurs. La page du client dit que vous avez été avisé et d'appeler si c'était une erreur.

Ce que contient l'enregistrement de signature

La même preuve qu'un fournisseur de signature électronique payant vend, sans le fournisseur : un condensé du contenu tarifé exact au moment de la signature, plus qui, quand et d'où.

• Le nom tapé, la signature tracée en image, et la coche de consentement.
• L'heure de la signature, l'adresse réseau et le navigateur du client — fournis par le serveur, jamais par la page.
• Une empreinte du numéro de soumission, des lignes, des groupes de portée, des suppléments choisis et des totaux. Tout changement ultérieur à ceux-ci fait cesser la correspondance de l'empreinte, et c'est ainsi qu'une altération est détectable.
• Le PDF signé, régénéré avec la signature et envoyé aux deux parties, est la copie pour le dossier.

Quand ils ont approuvé au téléphone

Un oui donné dans une cuisine reste un oui. Faire approuver offre Consigner leur réponse — « S'ils vous l'ont dit au téléphone ou en personne, notez-le ici pour que le pipeline reste exact. »

1. Ouvrez la soumission et appuyez sur Faire approuver.
2. Appuyez sur Ils l'ont approuvée, ou sur Ils l'ont refusée et notez pourquoi.
3. Tout ce qu'une approbation signée déclenche se produit — chantier, facture brouillon, échéancier, lead —, mais aucune signature n'est conservée, et la soumission ne montre aucun enregistrement de signature.

Questions fréquentes